Kho là bộ phận “điều phối” giữa lượng hàng ra và vào trong doanh nghiệp. Do là nơi chứa hàng hóa, nguyên vật liệu… phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy việc quản lý kho là không hề đơn giản. Quản lý kho bằng excel là một trong những cách thức mà các doanh nghiệp thường dùng. Dưới đây sẽ là một vài góc nhìn về vấn đề này.
1. Doanh nghiệp nào phù hợp với quản lý kho bằng excel
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tới phần mềm quản lý kho đồ sộ đắt tiền. Nhưng không phải doanh nghiệp nào sử dụng excel để quản lý cũng mang lại hiệu quả tốt nhất. Điểm mấu chốt được quyết định xem nên hay không chính là quy mô doanh nghiệp cũng như lượng hàng được trữ trong kho.
Với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng trữ trong kho nhiều, dòng luân chuyển hàng hóa ra vào liên tục thì nên đầu tư những phần mềm quản lý kho chuyên biệt. Nếu được tích hợp trong các hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể phần mềm ERP. Phần mềm quản lý kho sẽ trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, mẫu phiếu xuất kho hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.
Với những doanh nghiệp nhỏ, số lượng hàng hóa không quá nhiều và ngân sách còn hạn chế thì có thể cân nhắc quản lý kho bằng excel là một giải pháp hợp lý.
2. Hành trang cần chuẩn bị để tự xây dựng một file quản lý kho bằng excel
-
Kiến thức cơ bản: Để quản lý kho bằng Excel hiệu quả, thủ kho cần trang bị cho mình 1 số kiến thức về các hàm thường được sử dụng như sau:
- Hàm Vlookup
- Hàm if, if có điều kiện
- Hàm sum, sumif, sumifs (nếu có)
- Đặt tên vùng dữ liệu name manager
- Các phép toán cộng trừ nhân chia cơ bản
Ngoài ra còn cần đến toán bộ kỹ năng excel thành thạo.
Thêm vào đó bạn cần có 1 cách quản lý file hiệu quả với 1 số phần bắt buộc có như sau:
Thông tin file:
-
Danh mục hàng hóa (DMHH)
Danh mục hàng hóa là phần cực kỳ quan trọng, đơn giản vì đây là nơi chúng ta cần khai báo mọi mặt hàng trong kho mà ta cần quản lý. Đây cũng chính là nơi chứa các thông tin cơ bản và quan trọng của tất cả các loại hàng hóa. Tùy theo nhu cầu cũng như tính chất của từng doanh nghiệp mà bố trí file theo những tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên càn phải có những phần sau:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
Ngoài ra, ta còn có thể quản lý thêm các thông tin: Số tồn khi bắt đầu sử dụng phần mềm, thuộc kho hàng nào, kích thước, màu,…
-
Quản lý việc nhập hàng và xuất hàng hóa
Kho là nơi hàng hóa “ra – vào” thường xuyên. Do vậy, cách quản lý kho hiệu quả bằng excel là phải lên được 1 cơ sở dữ liệu chuẩn, đầy đủ mọi thông tin nhưng cũng cần phải đơn giản để dễ dàng quản lý mọi giao dịch phát sinh khi có hàng hóa “ra – vào”. Ngày hôm nay nhập/ xuất những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, đơn giá từng mặt hàng, tên nhà cung cấp, người giao, nhận hàng,…
Việc chuẩn hóa các trường thông tin sẽ giúp ta vừa dễ cập nhật dữ liệu vừa giúp ứng dụng tính toán chính xác.
>> Xem thêm: Quản lý kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho của BRAVO.
>> Xu hướng quản lý hàng hóa bằng mã vạch trong các doanh nghiệp hiện nay
