manhom: 427 Lưu ý quan trọng để quản lý kho bằng excel hiệu quả

Lưu ý quan trọng để quản lý kho bằng excel hiệu quả

154

Excel là một công cụ quen thuộc và được sử dụng phổ biến trong hầu hết các công việc, từ ghi nhận cho đến xử lý thông tin và phục vụ cho công tác quản lý. Và để excel phát huy được tối đa hiệu quả trong việc hỗ trợ xử lý các công việc thì người dùng cần nắm rõ các kiến thức liên quan đến excel. Cùng bài viết đi tìm hiểu những lưu ý khi sử dụng excel để quản lý kho.

1. Quản lý kho bằng excel là gì?

Quản lý kho là công việc liên quan đến hoạt động kiểm soát kho hàng, nhằm đảm bảo nắm bắt và cung cấp kịp thời mọi thông tin về tình hình biến động của hàng hóa, vật tư. Vì vậy mà cũng có thể nói, công tác quản lý kho được thực hiện giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện mọi kế hoạch về sản xuất kinh doanh, đồng thời còn góp phần hạn chế xảy ra tình trạng thất thoát, mất mát vật tư, hàng hóa. Chính vì vậy quản lý kho là một công tác không thể thiếu trong doanh nghiệp.

Và để công tác này được thực hiện hiệu quả hơn thì nhiều doanh nghiệp đã sử dụng đến công cụ hỗ trợ là excel. Quản lý kho bằng excel là việc sử dụng excel để hỗ trợ xử lý các công việc liên quan đến quản lý kho, như kiểm soát nhập xuất tồn kho, kiểm kê, ...

2. Những lưu ý khi sử dụng excel trong quản lý kho

Vì mục đích chính của công tác quản lý kho là nhằm đảm bảo mọi hoạt động nhập xuất kho được thực hiện một cách có hệ thống và đúng đắn, đồng thời để chắc chắn rằng hàng hóa, vật tư được theo dõi và kiểm soát một cách chặt chẽ, cũng như đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng các quy định liên quan đến hoạt động nhập xuất kho. Vì vậy mà khi sử dụng excel để quản lý kho thì cũng phải đảm bảo là công cụ excel đáp ứng được việc thực hiện các yêu cầu trên.

Khi sử dụng excel để quản lý kho thì excel chính là công cụ để người dùng thao tác trên đó để thực hiện các công việc cụ thể trong quản lý kho, vì vậy mà lưu ý cơ bản nhất khi sử dụng excel trong quản lý kho là phải thiết kế hoặc chọn ra mẫu file excel mà đáp ứng được các điều kiện cơ bản sau:

  • Giao diện đơn giản và dễ sử dụng
  • Các nút thao tác linh hoạt
  • Thiết kế gọn nhẹ, để có thể lưu trữ được nhiều thông tin nhất có thể.
  • Chỉ cần nhập dữ liệu, sau đó chọn ngày và xem báo cáo là xong.

Ngoài ra, phải đảm bảo file excel được sử dụng ổn định trên nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính cho đến điện thoại, để đảm bảo công tác quản lý kho được thực hiện kịp thời mọi lúc mọi nơi.

Một lưu ý nữa là, dù excel là một công cụ khá mạnh tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế nhất định, như về dung lượng lưu trữ, tốc độ xử lý, tính bảo mật, … đặc biệt là trong xu thế phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Vì vậy mà các doanh nghiệp cũng cần lưu ý là chỉ nên sử dụng excel trong quản lý kho áp dụng với các bài toán quản lý kho nhỏ và đơn giản. Do đó mà doanh nghiệp cần lưu ý là nếu quy mô doanh nghiệp và khối lượng công việc liên quan đến quản lý kho là lớn thì việc dùng excel sẽ có nhiều hạn chế và dễ gây ách tắc công việc chung.

Một hạn chế nữa của việc sử dụng excel trong quản lý kho mà doanh nghiệp cần lưu ý và cân nhắc kỹ là excel không có khả năng kết nối với các thiết bị ngoại vi khác. Ngoài ra, dù excel không hẳn là công cụ tiên tiến nhất, nhưng việc sử dụng excel để quản lý kho thì không hề dễ dàng bởi các hàm trong excel khá là phức tạp, và đòi hỏi người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng hiệu quả.

Thực tế thì doanh nghiệp hoàn toàn có thế chủ động thiết kế file excel để phục vụ cho công tác quản lý kho, như vậy sẽ đảm bảo tính chủ động cao nhất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thì cũng có thể lựa chọn mua phần mềm excel của các đơn vị cung cấp, trường hợp này thì doanh nghiệp sẽ phải trả phí để sử dụng, đổi lại doanh nghiệp không cần thiết kế mà chỉ cần lựa chọn và đưa ra ý kiến với nhà cung cấp, đồng thời doanh nghiệp cũng được hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh khi cần.

>> Tìm hiểu: Quản lý kho hàng trên phần mềm quản lý kho BRAVO
>> Thông tin liên quanKiến thức: Các phương pháp quản lý kho hàng