Mất hóa đơn là tình trạng không hề hiếm gặp trong thực tế khi các kế toán làm việc. Việc mất hóa đơn sẽ gây ra những hậu quả không hề nhỏ đối với doanh nghiệp nếu những người có liên quan không biết xử lý đúng theo quy định của pháp luật. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến cách xử lý khi mất hóa đơn bán hàng thông thường.
1. Căn cứ pháp luật khi xử lý khi mất hóa đơn bán hàng thông thường
Việc xử lý mất hóa đơn cần phải tuân thủ đúng các quy định sau:
- Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
- Thông tư 39/2014/TT-BTC
2. Các trường hợp và hậu quả khi làm mất hóa đơn
Căn cứ điều 11, khoản 4 của thông tư 10/2014/TT-BTC quy định: Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các trường hợp sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
- Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
Như vậy, hiểu một cách đơn giản doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng trường hợp này. Nếu doanh nghiệp tìm lại được hóa đơn liên 2 đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì sẽ không bị phạt tiền.
>> Phần mềm kế toán nào đang được dùng nhiều nhất hiện nay?
3. Xử lý thế nào trong trường hợp mất hóa đơn bán hàng thông thường
Việc xử lý trong các trường hợp mất hóa đơn hàng hóa thông thường được căn cứ điều 24 thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập thì việc đầu tiên cần làm là phải báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc báo cáo này cần tuân thủ theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Lưu ý, việc báo cáo này phải được thực hiện chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Nếu trong trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
- Nếu xảy ra trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập. Lúc này, người bán và người mua phải có trách nhiệm lập biên bản ghi nhận sự việc.
Lưu ý rằng: Trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
Còn với người mua, họ được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Với trường hợp này, người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 (mất hóa đơn) đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 ở đây có thể là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp này thì cần căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
Ngoài ra, bạn đọc có thể tham khảo về cách quản lý hóa đơn chứng từ và các hợp đồng hiệu quả được nhiều kế toán doanh nghiệp áp dụng.
>> Mức phạt đối với trường hợp bán hàng không xuất hóa đơn
