Vật tư hàng hóa cũng chính là hàng tồn kho, chính vì vậy mà doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý để tránh những mất mát, thiệt hại có thể xảy ra. Để thực hiện được mục tiêu đó thì doanh nghiệp cần đề ra một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa rõ ràng. Hãy cùng bài viết đi tìm hiểu về quy trình này.
Một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa chung thường gồm các bước sau:
Đầu tiên, doanh nghiệp phải có kế hoạch cụ thể về việc thu mua vật tư, hàng hóa. Căn cứ vào tình hình thực tế của việc sản xuất kinh doanh cũng như nhu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp để lập kế hoạch mua hàng.
Sau khi phòng Mua hàng lên kế hoạch thì phải làm giấy đề nghị và trình lên giám đốc xét duyệt. Giám đốc sẽ căn cứ vào các định mức, cũng như quy định về hạn mức chi tiêu và tình hình thực tế của nhu cầu tại đơn vị để ra quyết định phê duyệt hoặc điều chỉnh.
Tiếp theo, phòng Mua hàng sẽ đi lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện việc mua bán. Đến khi hàng hóa được chuyển giao đến kho vật tư của công ty thì thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa, giấy tờ, đảm bảo hàng hóa đủ số lượng và đạt chất lượng như yêu cầu. Đồng thời hóa đơn, chứng từ kèm theo là đầy đủ và hợp lệ. Sau khi đã đảm bảo các yếu tố trên thì thủ kho làm phiếu để tiến hành nhập kho vật tư, hàng hóa. Trên phiếu nhập kho, phải ghi rõ nội dung hàng hóa, số lượng cũng như giá trị để phục vụ cho việc quản lý, theo dõi và đối chiếu về sau.
Sau khi vật tư hàng hóa được nhập kho thì thủ kho có trách nhiệm nhập thêm vào danh mục các vật tư hàng hóa, sắp xếp chỗ để cho vật tư, hàng hóa, đảm bảo ngăn nắp, dễ tìm kiếm và tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn khi lưu kho.
Khi có phát sinh đề nghị xuất kho thì thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị để lập phiếu xuất kho, ghi rõ đầy đủ thông tin của việc xuất kho. Và việc quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho vật tư là kiểm kê và báo cáo. Định kỳ, thủ kho và kế toán tiến hành công tác kiểm kê kho vật tư để đối chiếu số lượng giữa sổ sách với thực tế hàng hóa tại kho, tiến hành thống kê số lượng vật tư, hàng hóa nhập – xuất – tồn để làm báo cáo tổng hợp tồn kho.
Trên đây là những bước cụ thể trong quy trình quản lý kho vật tư. Và để giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán và thủ kho, cũng như nhằm đảm bảo tính chính xác cao hơn trong quá trình thực hiện thì nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán, chẳng hạn như Phần mềm BRAVO.
Bên cạnh đó, Phần mềm quản lý kho hàng của BRAVO cũng hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, giúp phòng tránh và giảm bớt thiệt hại trong lưu trữ. Ngoài ra, phần mềm còn giúp lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Có thể nói phần mềm quản lý kho hàng của BRAVO là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh và có kế hoạch sử dụng vốn một cách hiệu quả.
Hi vọng những thông tin mà bài viết cung cấp sẽ là một nguồn tham khảo hữu ích về quy trình quản lý kho vật tư cho người đọc.
>> Tham khảo: Gợi ý cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
