Với doanh nghiệp thương mại thì việc mua hàng là vô cùng quan trọng vì đó chính là đầu vào để bán ra. Mua bao nhiêu? Mua ở đâu? Mua vào lúc nào?... là những câu hỏi mà các doanh nghiệp thương mại luôn cần phải lưu tâm. Vậy, các bước lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất.
Bước đầu tiên trong lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại: Mua cái gì?
Để xác định xem mua cái gì thì doanh nghiệp thương mại cần trả lời cho câu hỏi: Khách hàng của mình cần cái gì? Để làm được việc này họ cần có công tác nghiên cứu thị trường. Bên cạnh đó cần xác định cụ thể dung lượng thị trường để xác định số lượng cần mua cũng như phương thức mua hàng.
Đây là bước vô cùng quan trọng làm tiền đề cho các bước sau này. Nếu bước này làm không tốt thì tất cả các bước sau đều vô nghĩa.
Bước hai trong lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Bước này thực chất là các doanh nghiệp thương mại đi trả lời cho câu hỏi: Mua của ai? Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Có rất nhiều nguồn để các doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp phù hợp cho mình, dưới đây là một số nguồn tham khảo:
- Tìm nhà cung cấp thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
- Tìm nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm.
- Tìm nhà cung cấp thông qua đơn thư chào hàng.
- Tìm nhà cung cấp thông qua hội nghị khách hàng.
Sau khi có được những nhà cung cấp tiềm năng thì doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình nhà cung cấp phù hợp nhất và ra quyết định về thời điểm mua hàng. Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”.
Để làm được điều đó cần nghiên cứu thật kỹ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định. Doanh nghiệp cần phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp mình.
Nếu lựa chọn được nhà cung cấp giá hợp lý mà vẫn đảm bảo được chất lượng sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Bước thứ ba trong lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại: Thương lượng và đặt hàng
Thương lượng giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với các hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và các ràng buộc lỏng, những ràng buộc này liên quan đến mẫu mã, chủng loại, chất lượng, giá cả…
Bước này sẽ giúp tất cả quá trình mua hàng được diễn ra tốt đẹp vì mọi điều khoản đã được thống nhất.
Bước thứ 4 trong lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại: Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Doanh nghiệp cần sát sao trong việc theo dõi tiến độ của quá trình mua hàng. Với những hàng hóa mà chất lượng có thể bị ảnh hưởng bởi quá trình vận chuyển thì càng cần để ý đến việc giao nhận hàng.
Đủ số lượng, đúng thời gian, đảm bảo chất lượng như đã cam kết là mục tiêu của bước này.
Bước năm trong lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại: Đánh giá kết quả thu mua
Bước này làm tiền đề để quay vòng quy trình này là việc mua hàng diễn ra thành công hơn trong những lần sau.
>> Tìm hiểu: Phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất hiện nay.
>> Xem thêm: Lưu ý trong hạch toán khi mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại
