Cách xử lý khi mất, hỏng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là vật mang tin, là căn cứ để kiểm tra đối chiếu thông tin và dữ liệu khi cần. Cùng bài viết đi tìm hiểu về cách thức xử lý khi làm mất, hỏng chứng từ kế toán.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Hướng dẫn xử lý khi làm mất, hỏng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán mặc dù được lưu trữ nhưng sẽ không tránh khỏi trường hợp bị mất hoặc hỏng. Bài viết sẽ đi giới thiệu những cách thức xử lý khi làm mất, hỏng chứng từ kế toán.

Trường hợp chứng từ kế toán bị mất, hỏng do các nguyên nhân khách quan như: thiên tai, hỏa hoạn … thì đơn vị có thể đến các đơn vị là khách hàng hoặc nhà cung cấp để xin sao chụp tài liệu kế toán. Cần lưu ý là tài liệu sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của đại diện pháp luật bên khách hàng hoặc nhà cung cấp. Tuy nhiên, không phải lúc nào đơn vị cũng xin được tài liệu sao chụp, khi đó thì đơn vị phải lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

Ngoài cách sao chụp thì còn có cách phục hồi dữ liệu. Trình tự tiến hành như sau:

• Tiến hành kiểm kê, phân loại toàn bộ chứng từ kế toán cần phục hồi và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do các nguyên nhân khách quan.
• Ưu tiên phục hồi xử lý các chứng từ kế toán của năm hiện tại, tiếp theo là của các năm trước liền kề.
• Đối với những tài liệu có thể phục hồi thì sau khi phục hồi tiến hành lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận bản chụp và sao y bản chính. Phân loại đóng thành tập như các tài liệu kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người sao chụp và trưởng ban phục hồi và các bên liên quan.
• Đối với những tài liệu không thể phục hồi được hoặc bị mất thì đơn vị liên hệ với các bên liên quan và cơ quan quản lý để xin sao chụp lại toàn bộ các tài liệu cần thiết và phải có xác nhận của đơn vị cung cấp tài liệu sao chụp.
• Đối với những tài liệu không thể phục hồi được hoặc bị mất mà không thể sao chụp lại thì ban phục hồi, xử lý tài liệu lập tờ khai và xác nhận, phải có ít nhất 2 người của ban phụchồi xác nhận và đại diện của cơ quan quản lý có liên quan.

Như vậy, bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết về việc xử lý khi phát sinh tình huống mất hoặc hỏng chứng từ kế toán. Hi vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích với các bạn đọc.