Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo trì, bảo dưỡng tài sản. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được tính là chi phí hợp lý để khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Vậy bảo trì bảo dưỡng tài sản là chi phí hợp lý hay không? Những trường hợp nào được khấu trừ và trường hợp nào không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này dưới góc nhìn kế toán – thuế.
1. Bảo trì, bảo dưỡng tài sản là gì?
Bảo trì, bảo dưỡng tài sản là hoạt động sửa chữa, thay thế phụ tùng, tra dầu mỡ, vệ sinh định kỳ nhằm duy trì tình trạng kỹ thuật và khả năng hoạt động bình thường của tài sản cố định (TSCĐ), máy móc, phương tiện vận tải hoặc công cụ trong doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế:
- Bảo dưỡng định kỳ ô tô vận chuyển hàng hóa
- Thay dầu nhớt, vệ sinh máy móc sản xuất
- Sửa chữa nhỏ thiết bị văn phòng
- Thay lốp xe nâng trong kho
2. Căn cứ pháp lý để xác định chi phí được khấu trừ
Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải thỏa mãn đồng thời hai điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
- Khoản chi nếu có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Do đó, chi phí bảo trì, bảo dưỡng tài sản hoàn toàn có thể là chi phí hợp lý được khấu trừ, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên.
3. Những trường hợp chi phí bảo trì được tính vào chi phí được khấu trừ
Chi phí bảo trì, bảo dưỡng tài sản được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nếu:
- Tài sản được sử dụng trực tiếp cho hoạt động SXKD (đã ghi nhận trong sổ sách)
- Bảo trì định kỳ, thường xuyên, không làm thay đổi kết cấu hoặc công suất tài sản
- Có hợp đồng, hóa đơn GTGT hợp lệ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu)
- Chi phí bảo trì không vượt mức hợp lý, không mang tính chất cá nhân, phúc lợi
Ví dụ được khấu trừ thuế:
- Bảo dưỡng máy in, máy photocopy trong văn phòng
- Sửa chữa nhỏ dây chuyền sản xuất trong kỳ
- Thay dầu định kỳ xe tải vận chuyển hàng
- Chi phí bảo trì điều hòa trong xưởng sản xuất
4. Những trường hợp chi phí bảo trì không được khấu trừ
Chi phí bảo trì có thể bị loại khi tính thuế TNDN nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Tài sản không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (xe dùng cá nhân, nhà ở giám đốc...)
- Tài sản chưa ghi nhận trên sổ sách kế toán
- Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ
- Thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn > 20 triệu đồng
- Chi phí sửa chữa làm tăng nguyên giá tài sản (phải ghi tăng TSCĐ, không được hạch toán vào chi phí)
Ví dụ không được khấu trừ thuế:
- Bảo trì xe ô tô phục vụ cá nhân giám đốc
- Thay mới toàn bộ hệ thống điều hòa → phải ghi tăng nguyên giá
- Hóa đơn sửa chữa không có hợp đồng, thanh toán tiền mặt > 20 triệu
- Sửa nhà cho thuê nhưng không có doanh thu từ cho thuê phát sinh
Đặc biệt không phân biệt được giữa chi phí bảo trì và chi phí đầu tư nâng cấp là điểm rất dễ sai sót khiến cho doanh nghiệp không được ghi là chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN.
- Chi phí bảo trì: chỉ phục hồi khả năng hoạt động ban đầu của tài sản. → Được hạch toán vào chi phí trong kỳ.
- Chi phí nâng cấp: làm thay đổi kết cấu, công suất, công năng sử dụng. → Phải ghi tăng nguyên giá TSCĐ và khấu hao lại.
Ví dụ minh họa:
- Thay ổ cứng máy tính mới → chi phí bảo trì (nếu tương đương ban đầu)
- Lắp thêm thiết bị mở rộng chức năng → đầu tư nâng cấp (ghi tăng nguyên giá)
Việc ghi nhận đúng chi phí bảo trì bảo dưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế hợp pháp, tránh rủi ro khi quyết toán thuế và nâng cao tính minh bạch của báo cáo tài chính.
>>> Tham khảo: Phân hệ phần mềm Quản lý máy móc thiết bị trong giải pháp ERP tổng thể
