Kho hàng hoạt động tốt sẽ tạo rất nhiều tiền đề để doanh nghiệp phát triển. Vì nó tác động đến cả quá trình mua hàng cũng như bán hàng. Chưa kể, quy trình quản lý kho tốt cũng giúp giảm chi phí quản lý kho. Việc có được quy trình quản lý hàng tồn kho chuẩn sẽ là cơ sở giúp doanh nghiệp làm được điều đó.
1. Sơ đồ quy trình quản lý kho hàng chuẩn trong doanh nghiệp
Dưới đây là sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho chuẩn trong doanh nghiệp bạn đọc có thể tham khảo:
2. Phân tích quy trình quản lý kho chuẩn
Có 2 thành phần cấu thành nên một quy trình quản lý hàng tồn kho chuẩn đó là:
-
Quy trình quản lý mã hàng:
Quy trình quản lý mã hàng được thực hiện chuẩn theo các bước sau đây:
Bước 1: Yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp được Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi.
Bước 2: Khi có yêu cầu thì kho cần phải xem còn hàng hay không. Nếu không tồn tại thì thực hiện bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước 4 thực hiện.
Bước 3: Đây là trường hợp nhận được một yêu cầu mới. Khi đó, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về mặt hàng và cập nhật các thông tin theo quy định.
Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi, chỉnh sửa. Lúc này có 2 trường hợp xảy ra đó là:
- TH1: không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu.
- TH2: có thể thay đổi thì thực hiện chúng ta chuyển xuống bước 5.
Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó.
Quy trình này được thực hiện tốt nhất nếu có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý kho.
-
Quản lý hoạt động nhập kho trong quy trình quản lý kho
Việc nhập kho thường xảy ra với việc: Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu và Nhập kho hàng hóa thành phẩm. Việc nhập kho với loại nào cũng cần đảm bảo làm đúng theo các quy định đã đề ra. Lưu ý với Nhập kho thành phẩm thì thủ kho tiến hành nhập kho, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.
- Quản lý hoạt động xuất kho trong quy trình quản lý kho
Hoạt động xuất kho cũng khác nhau tại 4 trường hợp đó là: Xuất kho bán hàng, Xuất kho sản xuất, Xuất chuyển kho và xuất lắp ráp.
Mỗi trường hợp đều có những quy trình và lưu ý nhất định để công việc diễn ra được thống nhất và thuận lợi. Quy trình này thường do doanh nghiệp tự đưa ra sao cho phù hợp với tính chất của doanh nghiệp mình. Với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho thì những quy trình này cũng được cho vào chương trình để tạo điều kiên thuận lợi cho các nhân viên làm việc.
>> Xem thêm: Xu hướng quản lý hàng hóa bằng mã vạch trong các doanh nghiệp hiện nay
