Mua hàng là một hoạt động không thể thiếu với tất cả các doanh nghiệp. Trong quá trình mua hàng sẽ phát sinh nhiều tình huống khác nhau, một trong số đó là nhận được hàng nhưng chưa nhận được hóa đơn (cách xử lý hàng về trước hóa đơn về sau). Hãy cùng bài viết đi tìm hiểu về cách xử lý khi gặp phải tình huống này.
Bất kỳ nghiệp vụ kinh tế tài chính nào liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được kế toán ghi nhận, và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng không là ngoại lệ. Cũng như các hoạt động khác, để hoạt động mua hàng được ghi nhận thì kế toán phải tập hợp được đầy đủ chứng từ kế toán, trong đó yếu tố quan trọng nhất và không thể là hóa đơn mà bên bán xuất cho doanh nghiệp mua hàng. Hóa đơn sẽ là căn cứ để kế toán doanh nghiệp mua hàng ghi nhận và hạch toán sự gia tăng của hàng hóa về cả mặt số lượng và giá trị, đồng thời phản ánh các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.
Tuy nhiên, trong thực tế mua hàng thì không phải lúc nào hóa đơn và hàng hóa cũng về cùng nhau. Thực tế thường thấy hóa đơn lại hay về sau hàng hóa. Và khi chưa nhận được hóa đơn thì doanh nghiệp chưa thể thực hiện hoàn toàn được việc ghi nhận và phản ánh về hoạt động mua hàng, cụ thể là chưa thể ghi nhận một cách chắc chắn về sự gia tăng của hàng hóa về cả mặt số lượng và giá trị dù cho đã nhận được hàng. Khi đó để đảm bảo công tác kế toán phản ánh trung thực và phù hợp với thực tế phát sinh thì kế toán sẽ xử lý hàng về trước hóa đơn về sau, như sau:
Đầu tiên, khi nhận được hàng hóa mà chưa nhận được hóa đơn thì kế toán chưa thực hiện việc hạch toán ngay mà tạm thời chỉ lập phiếu nhập kho hàng hóa và lưu vào bộ hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”.
Từ thời điểm nhận được hàng cho đến cuối tháng, nếu nhận được hóa đơn của số hàng hóa đó thì kế toán tiến hành hạch toán vào sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng này như trường hợp mua hàng mà hàng hóa và hóa đơn về cùng lúc.
Còn trường hợp mà sang tháng khác hóa đơn mới về thì kế toán lại phải xử lý như sau:
Kế toán cần thu thập đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh là hàng về trước hóa đơn về sau, đó cũng là căn cứ để việc hạch toán trong trường hợp này được coi là hợp lệ. Cụ thể, doanh nghiệp phải có hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho… Và trong hợp đồng kinh tế hoặc biên bản thỏa thuận phải ghi rõ về thời hạn xuất hóa đơn.
Dù chưa có hóa đơn nhưng nếu tập hợp đủ các giấy tờ trên thì kế toán đã đủ căn cứ chứng minh là hàng về trước hóa đơn về sau và tiến hành ghi vào sổ sách kế toán hàng hóa mua vào theo số lượng trên phiếu xuất kho mà bên bán cung cấp, còn giá trị thì theo giá tạm tính, thông qua bút toán hạch toán sau:
Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 111, 112, 331…
Còn khi hóa đơn về thì kế toán đã có cơ sở chắc chắn để xác định chính xác giá trị của hàng hóa. Khi đó sẽ có 3 trường hợp xảy ra. Cụ thể:
- Nếu Giá mua bằng với Giá tạm tính thì kế toán chỉ cần hạch toán bổ sung phần thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK1331 – Theo số tiền thuế trên hóa đơn.
Có TK111, 112, 331…
- Nếu Giá mua thấp hơn Giá tạm tính thì bên cạnh việc phản ánh tiền thuế GTGT theo hóa đơn thì kế toán còn phải thực hiện điều chỉnh giảm giá mua đã ghi nhận trong sổ sách bằng cách sử dụng bút toán ngược.
Nợ TK 111,112, 331 – Phần chênh lệch giữa Giá tạm tính và Giá mua
Có TK 152, 153, 156
- Nếu Giá mua cao hơn Giá tạm tính thì bên cạnh việc phản ánh tiền thuế GTGT theo hóa đơn thì kế toán còn phải thực hiện ghi tăng thêm giá trị hàng hóa như sau:
Nợ TK 152, 153, 156 – Phần giá trị phải ghi tăng thêm của hàng hóa
Có TK 111,112, 331
Cần lưu ý là bút toán hạch toán về phần thuế GTGT khi sang tháng nhận được hóa đơn chỉ thực hiện trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
>> Tham khảo: Phần mềm quản lý mua hàng phù hợp cho các doanh nghiệp
>> Bài viết liên quan: Lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại
