manhom: 358 Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

3558

Bộ máy của một doanh nghiệp sẽ được tổ chức thành nhiều phòng ban khác nhau. Và để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra một cách liên tục và hiệu quả thì đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Do đó, mỗi doanh nghiệp đều cần phải xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban một cách chi tiết và khoa học.

Mỗi phòng ban là một yếu tố cấu thành nên bộ máy doanh nghiệp, vì vậy mà hiệu quả hoạt động cũng như sự phối hợp giữa các phòng ban sẽ quyết định trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Sự cần thiết của việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Thực tế, ngoài việc xây dựng được một quy trình làm việc cụ thể cho từng phòng ban thì việc xây dựng một quy trình làm việc giữa các phòng ban cũng là hết sức cần thiết. Thậm chí sự phối hợp và hỗ trợ hài hòa, kịp thời giữa các phòng ban còn giúp khắc phục sự hạn chế của phòng ban này và nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho toàn bộ doanh nghiệp.

Có thể nói, quy trình làm việc giữa các phòng ban là một bản mô tả chi tiết các công việc cũng như trình tự vận hành của các công việc, là cơ sở để hướng dẫn các nhân viên làm việc và là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc. Nếu doanh nghiệp có quy trình làm việc giữa các phòng ban càng chi tiết, chính xác, thì công việc sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời, giúp người quản lý đánh giá chính xác hơn về kết quả lao động của từng nhân viên.

Mặc dù đóng vai trò quan trọng cho sự vận hành chung của doanh nghiệp, thế nhưng hầu hết các doanh nghiệp hiện nay lại đang bỏ qua công việc này. Thực tế, mỗi doanh nghiệp ngay từ khi bắt đầu đi vào hoạt động, ngoài các công việc bắt buộc như tuyển dụng nhân sự, tổ chức bộ máy,… thì còn cần phải thực hiện thêm bước xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban trong tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Có như vậy mới giúp đảm bảo các công việc của doanh nghiệp được diễn ra một cách có trật tự ngay từ đầu, tránh tình trạng công việc bị chồng chéo.

Cách thức thực hiện

Và, để xây dựng được quy trình làm việc giữa các phòng ban, thì điều đầu tiên là cần nắm bắt được chính xác các thông tin cần thiết về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời xác định rõ về trách nhiệm và phạm vi công việc của từng phòng ban cụ thể.

Tiếp đó, cần xây dựng bản mô tả trình tự xử lý khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính. Căn cứ vào trình tự xử lý công việc để xác định được thứ tự thực hiện của các phòng ban trong doanh nghiệp. Phòng ban sau sẽ thực hiện tiếp nối công việc khi phòng ban trước xử lý hoàn tất và chính xác phần hành của mình. Qua đó có thể thấy được tác dụng quan trọng của quy trình làm việc giữa các phòng ban, đó sẽ là cơ sở để đối chiếu và nhanh chóng phát hiện sai sót xảy ra trong quá trình vận hành, xử lý các hoạt động của doanh nghiệp.

Lưu ý, quy trình làm việc giữa các phòng ban cần được đánh giá và rà soát vào định kỳ, có thể là hàng quý, giữa năm hoặc mỗi năm… nhằm đảm bảo quy trình được xây dựng là phù hợp nhất với thực tế phát sinh và đem lại hiệu quả cao hoạt động cao nhất cho doanh nghiệp.

>> Tìm hiểu: Phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay.
>> Xem thêm: 
Các hình thức kinh doanh phổ biến nhất