Quy trình kiểm hàng theo tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi ngay từ giai đoạn đầu, kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm trong quá trình sản xuất và thành phẩm đầu ra, mà còn tạo ra hệ thống minh bạch, dễ kiểm soát và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế. Vậy nên việc thiết lập, xây dựng một quy trình kiểm hàng theo tiêu chuẩn ISO là một chiến lược được nhiều doanh nghiệp sản xuất chú trọng.
ISO yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ các tiêu chí kiểm tra, phương pháp đánh giá, quy trình ghi nhận dữ liệu và cách xử lý sản phẩm lỗi, từ đó tạo nên sự thống nhất trong toàn bộ chuỗi sản xuất. Khi quy trình được áp dụng đồng bộ, doanh nghiệp vừa dễ dàng đào tạo nhân sự, vừa bảo đảm rằng mọi lô hàng đều đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng như nhau, nhờ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và giảm chi phí phát sinh từ các lỗi chất lượng.
Xây dựng quy trình kiểm hàng tiêu chuẩn ISO
- Bước 1 – Xác định tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu kiểm tra theo ISO
Trước khi xây dựng quy trình kiểm hàng, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng liên quan theo ISO 9001 hoặc các tiêu chuẩn ngành như ISO 13485, ISO/TS 16949, ISO 22000… tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất. Các yêu cầu này bao gồm thông số kỹ thuật sản phẩm, đặc tính vật lý – hóa học, dung sai cho phép, độ bền, độ an toàn và các tiêu chí kiểm tra cần thiết. Khi tiêu chuẩn được xác định rõ, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để thiết kế quy trình kiểm hàng phù hợp cho từng giai đoạn sản xuất.
- Bước 2 – Thiết lập quy trình kiểm hàng đầu vào (IQC)
Kiểm hàng đầu vào là công đoạn đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong quy trình kiểm soát chất lượng. Tại bước này, doanh nghiệp phải kiểm tra nguyên vật liệu, linh kiện và phụ kiện từ nhà cung cấp trước khi đưa vào sản xuất. Quy trình IQC thường bao gồm kiểm tra số lượng, đối chiếu chứng từ, đánh giá ngoại quan và kiểm tra các thông số kỹ thuật dựa trên tiêu chuẩn ISO đã thiết lập. Nếu nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ lập biên bản và yêu cầu nhà cung cấp xử lý theo quy định. Việc kiểm tra chất lượng đầu vào giúp ngăn ngừa lỗi ngay từ “gốc”, tránh ảnh hưởng đến các công đoạn tiếp theo.
- Bước 3 – Kiểm hàng trong quá trình (PQC)
Ở giai đoạn này, sản phẩm đang được đưa qua các công đoạn sản xuất khác nhau, và mọi sai sót nếu không phát hiện kịp thời có thể gây ra lỗi dây chuyền hoặc tạo ra thành phẩm không đạt chất lượng. Do đó, quy trình PQC phải được thiết kế để theo dõi từng công đoạn sản xuất, bao gồm kiểm tra thông số máy móc, quy trình vận hành, thao tác công nhân và chất lượng bán thành phẩm. Nhân viên QC sử dụng phiếu kiểm tra hoặc hệ thống phần mềm để ghi nhận kết quả theo dõi và phát hiện sai lệch ngay lập tức. ISO yêu cầu doanh nghiệp lập bằng chứng ghi nhận đầy đủ để phục vụ cho truy xuất nguồn gốc và cải tiến quy trình.
- Bước 4 – Kiểm hàng đầu ra (OQC)
Kiểm tra thành phẩm là bước cuối cùng để đảm bảo rằng sản phẩm trước khi xuất kho hoặc giao hàng đều hoàn toàn đạt tiêu chuẩn. Quy trình OQC bao gồm đánh giá ngoại quan, đo lường thông số kỹ thuật, kiểm tra hiệu năng và chạy thử sản phẩm tùy theo yêu cầu từng ngành. Các mẫu kiểm phải được lấy theo tỷ lệ đại diện và tuân theo tiêu chuẩn ISO hoặc AQL (Acceptable Quality Level). Thành phẩm chỉ được phép xuất hàng khi vượt qua tất cả các bước kiểm tra, đảm bảo không có lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng tới người tiêu dùng hoặc đối tác.
- Bước 5 – Xây dựng biểu mẫu, tài liệu và hệ thống ghi nhận theo ISO
Một trong những yêu cầu cốt lõi của tiêu chuẩn ISO là mọi quá trình phải được ghi nhận đầy đủ bằng biểu mẫu hoặc tài liệu chính thức. Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tài liệu QC gồm:
- Phiếu kiểm hàng IQC, PQC, OQC
- Checklist tiêu chuẩn kỹ thuật
- Quy định phân loại lỗi
- Biểu mẫu báo cáo sản phẩm không phù hợp (NCR)
- Quy trình xử lý và cải tiến chất lượng (CAPA – Corrective & Preventive Action)
Nhờ có hệ thống tài liệu rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi chất lượng theo thời gian, truy xuất nguồn gốc khi xảy ra lỗi và cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu thực tế.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình nhập hàng chuẩn trong phòng mua hàng và kho vận
- Bước 6 – Đào tạo nhân sự và triển khai thực tế
Để quy trình kiểm hàng theo ISO vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo định kỳ cho đội ngũ QC, công nhân sản xuất, kho vận và các bộ phận liên quan
- Bước 7 – Đánh giá nội bộ và cải tiến quy trình theo tiêu chuẩn ISO
ISO yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ nhằm kiểm tra mức độ tuân thủ quy trình và phát hiện các điểm chưa phù hợp. Từ những đánh giá này, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch hành động khắc phục – phòng ngừa (CAPA) để cải tiến liên tục. Nhờ vậy, quy trình kiểm hàng không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn hiện tại mà còn không ngừng hoàn thiện theo nhu cầu thực tế và yêu cầu thị trường.
Khi doanh nghiệp triển khai đầy đủ các bước trong quy trình kiểm hàng tiêu chuẩn ISO trên đây toàn bộ hệ thống kiểm soát chất lượng sẽ đạt được những kết quả vượt qua kỳ vọng.
>>> Tham khảo: Phân hệ kiểm soát chất lượng trong phân hệ BRAVO ERP tổng thể
