Để hoạt động sản xuất và kinh doanh được diễn ra một cách thuận lợi và không bị gián đoạn thì kho hàng của doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về dự trữ, cụ thể là vừa đủ và không bị vượt mức kiểm soát. Và muốn đảm bảo được tình hình kho hàng là hợp lý với kế hoạch sản xuất kinh doanh thì nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý kho hàng.
Cùng bài viết đi tìm hiểu cụ thể về ưu và nhược điểm của các phần mềm quản lý kho hàng hiện nay.
1. Phần mềm quản lý kho hàng là gì?
Phần mềm quản lý kho hàng là một giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách khoa học và hiệu quả, từ đó giúp cho việc truy xuất thông tin về tình hình hàng hóa được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm quản lý kho hàng với những tính năng đặc thù đã hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát thông tin về tình hình hàng hóa vật tư trong kho. Từ đó, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác mua và bán hàng.
2. Đánh giá chung ưu – nhược điểm của các phần mềm quản lý kho hàng
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý kho hàng. Vì mỗi sản phẩm phần mềm quản lý kho hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, cho nên tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng mà các doanh nghiệp mà lựa chọn ra được phần mềm quản lý kho hàng phù hợp nhất với mình... Dưới đây là những gợi ý cụ thể.
Những phần mềm mà miễn phí hoặc chi phí sử dụng là không cao thì ưu điểm dễ thấy là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sử dụng phần mềm là không quá tốn kém. Bên cạnh đó, dù giá cả phải chăng nhưng các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý kho hàng vẫn được đảm bảo đầy đủ, chẳng hạn như:
- Giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng.
- Tính năng bảo mật cao.
- Chức năng phân quyền.
- Lưu trữ và phân nhóm các hàng hóa trong kho một cách có hệ thống.
- Import và truy xuất thông tin dữ liệu kho hàng dưới nhiều định dạng Excel, Xml…
- Kết xuất báo cáo về tình hình kho hàng.
- …
Như vậy, có thể thấy đã là phần mềm quản lý kho hàng thì đều được trang bị đầy đủ các tính năng tiện ích, giúp cho công tác quản lý kho hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách thuận tiện nhất. Tuy nhiên, cũng cần nhìn lại là, khi mà chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra là không quá cao thì cũng đồng nghĩa với việc là không phải yêu cầu nào về quản lý kho hàng của doanh nghiệp cũng được đáp ứng. Chẳng hạn như hạn chế về việc truy cập online trên điện thoại hay tính năng phân quyền dù có nhưng chưa toàn diện, hoặc là các phần mềm này chủ yếu cung cấp các tính năng cơ bản chưa có sự tích hợp cao với các phần mềm khác và chưa có sự quản lý toàn diện mà chỉ dừng lại ở mức độ chi tiết là cung cấp thông tin về kho hàng…
Một số phần mềm tiêu biểu trong phân khúc phần mềm quản lý kho hàng bậc trung như phần mềm quản lý kho hàng Sappo hay TrustSales, Vacom…
Còn khi doanh nghiệp có nhu cầu cao hơn trong công tác quản lý kho hàng thì phải dùng đến phân khúc phần mềm quản lý cao cấp hơn. Đó là những phần mềm ERP. Điển hình như phần mềm Bravo hay Fast. Những phần mềm trên ngoài các tính năng cơ bản thường có thì còn có ưu điểm nổi trội là có sự kết nối hệ thống với các phòng ban khác, nhờ vậy mà bộ phận kho hàng có thể kịp thời nắm bắt thông tin về nhu cầu hàng hóa để có kế hoạch mua hoặc dự trữ tồn kho hợp lý.
Ngoài ra, các phần mềm quản lý kho hàng này còn có chức năng chủ động cảnh báo khi hàng tồn kho gần đến hạn mức quy định. Đồng thời, xác định và sắp xếp được tuổi của hàng tồn kho để có phương án xử lý, tránh quá tải hàng tồn kho… Kết hợp chức năng tính toán giá trị thực tế của hàng hóa khi nhập xuất kho…
Đặc biệt, với những doanh nghiệp mà cung cấp phần mềm quản lý kho hàng ERP thì không chỉ xử lý tốt các yêu cầu của khách hàng về mặt chuyên môn một cách nhanh chóng mà còn có có sự nhiệt tình hỗ trợ khách hàng trong quá trình tư vấn hoặc các vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng.
Tuy nhiên, với những phần mềm này dù đều giải quyết tốt các bài toán mà khách hàng đặt ra trong quản lý kho hàng, nhưng đồng thời là khách hàng cũng phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình triển khai. Chẳng hạn như phải có hệ thống máy chủ, máy tính chất lượng, an toàn, cùng đội ngũ kế toán có chuyên môn tốt để phối hợp hiệu quả với bên cung cấp phần mềm.
Một vấn đề nữa mà khi sử dụng các phần mềm trên doanh nghiệp phải lưu ý là chi phí phải bỏ ra để có được phần mềm, và thậm chí là các chi phí khác phải đầu tư thêm để sử dụng được phần mềm.
Cũng chính vì các phần mềm cao cấp trên giải quyết được tốt mọi bài toán đặt ra trong quản lý kho hàng nên thời gian triển khai thực hiện cho đến khi đi vào sử dụng được cũng là khá lâu.
Trên đây là một vài thông tin đánh giá tổng quan về ưu, nhược điểm của các phần mềm quản lý kho hàng hiện nay. Hi vọng, bài viết đã cung cấp đọc những thông tin cần thiết, hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn được sản phẩm phần mềm quản lý kho hàng phù hợp, đem lại hiệu quả tối đa cho quá trình sử dụng.
>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp
>> Bài viết liên quan: Kiến thức: Các phương pháp quản lý kho hàng
