Làm thế nào để giảm được lãng phí hay thất thoát hàng hóa cũng như tăng hiệu quả sử dụng vốn khi giảm được hàng tồn kho đều nhờ vào việc doanh nghiệp có quản lý kho vật tư hàng hóa hiệu quả hay không.
Câu hỏi đặt ra làm nhiều nhà quản lý đau đầu là: làm thế nào để đối mặt với một khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu lớn trong doanh nghiệp? Không những thế, giải bài toán đảm bảo hoạt động xuất nhập kho được thông suốt, hạn chế lượng hàng tồn kho nhưng vẫn cung cấp đủ lượng hàng cần thiết cho các hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp ra sao?
Câu trả lời đơn giản là bạn cần phải có một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa chuẩn. Đó cũng chính là vấn đề chúng ta đi tìm hiểu ngay sau đây.
1. Tiền đề để xây dựng quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa hiệu quả
Có 2 vấn đề sau doanh nghiệp cần lưu ý trước khi đưa ra một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa:
-
Đảm bảo quy trình xuất, nhập, tồn kho rõ ràng, chi tiết và khoa học
Để xây dựng quy trình, bạn cần làm rõ: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ. Khi đó mới lên được quy trình chuẩn.
Tương tự như vậy, với hoạt động xuất kho, bạn cũng cần trả lời các câu hỏi: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?
Việc trả lời những câu trả lời này vô cùng quan trọng vì bạn thấy được mối liên hệ cũng như thứ tự các công việc để dễ dàng lên được quy trình chuẩn.
-
Quản lý và theo dõi cẩn thận, thường xuyên
Hàng tồn kho ảnh hưởng đến cả đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp, thông tin từ hàng tồn kho cũng được cập nhật cho nhiều bộ phận một cách liên tục.
Việc nắm bắt được tình trạng hàng hóa (có bao nhiêu hàng, liệu hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho có đáp ứng đủ nhu cầu đột xuất không, có cần nhập thêm hàng không...) giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng tồn kho dẫn đến lãng phí. Điều này cũng giúp cho việc đảm bảo một lượng vừa đủ hàng hóa vật tư được lưu trữ bảo quản trong kho và luân chuyển kịp thời.
2. Những yếu tố đi kèm để quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa phát huy hiệu quả
Có một quy trình chuẩn là điều bắt buộc phải có ở bất cứ một doanh nghiệp nào, nếu muốn việc quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, có quy trình thôi chưa phải là điều kiện duy nhất, có rất nhiều yếu tố đi kèm để quy trình đó phát huy tác dụng tối đa. Dưới đây chúng tôi đề cập đến 2 yếu tố:
- Con người: Con người là người nghĩ ra và cũng là người vận hành quy trình đó. Doanh nghiệp cần chắc chắn mỗi mắt xích trong quy trình hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình cũng như đủ năng lực đáp ứng nhu cầu công việc. Khi đó, quy trình mới hoạt động tốt được
- Phần mềm hỗ trợ: Hiện nay, việc sử dụng phần mềm đã trở nên phổ biến. Doanh nghiệp nên khôn ngoan lựa chọn những công cụ này để hỗ trợ đắc lực cho công việc của mình. Phần mềm quản lý kho của BRAVO là một lựa chọn mà chúng tôi để xuất cho bạn.
Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho nguyên liệu hiệu quả
