Quản lý kho là hoạt động cần thiết nhằm đảm bảo cho việc cung cấp hàng hóa được diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn, đồng thời còn để hạn chế xảy ra tình trạng mất mát vật tư, hàng hóa. Chính vì vậy việc xây dựng một quy trình nghiệp vụ quản lý kho là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm. Cùng bài viết đi tìm hiểu về sự cần thiết của quy trình quản lý kho.
1. Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là hệ thống các công việc được thực hiện một cách tuần tự nhằm thực hiện mục đích theo dõi, kiểm soát vật tư và hàng hóa trong kho, cũng như đảm bảo các quy định liên quan đến nhân viên và hoạt động xuất nhập hàng hóa được thực hiện đúng.
2. Sự cần thiết của quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng
Công tác quản lý kho hàng bao gồm nhiều công việc khác nhau, như: nhập kho, xuất kho, kiểm kê… Mà việc thực hiện mỗi công việc cụ thể lại không hề đơn giản mà chứa đựng nhiều rủi ro. Chẳng hạn như:
- Hoạt động nhập kho
Có thể phát sinh sai lệch giữa số lượng trên thực tế và số lượng trên giấy tờ, sai thông tin, chủng loại về vật tư, hàng hóa…
- Hoạt động xuất kho
Diện tích kho hàng nhỏ, sắp xếp không khoa học nên khó tìm và lấy hàng, kiểm soát kho không chặt chẽ nên khó truy cứu nguyên nhân và trách nhiệm nếu có hao hụt, mất mát…
Chính vì những tồn tại như trên nên việc xây dựng một quy trình quản lý kho là cần thiết. Khi mọi hoạt động vận hành theo một quy trình đã được xây dựng sẵn thì không chỉ đảm bảo công tác quản lý kho đạt được hiệu quả cao mà còn giúp dễ dàng phát hiện và nhanh chóng có phương án xử lý sai sót.
Hơn nữa, khi công tác quản lý kho được thực hiện theo quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng thì sẽ là tiền đề giúp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được vận hành trôi chảy, liên tục. Có thể nói như vậy bởi kho vật tư hàng hóa bao giờ cũng là nguồn cung phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn cung có ổn định thì các hoạt động khác mới đảm bảo được tiến hành.
Ngoài ra, thông thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng excel hoặc các phần mềm để thực hiện công tác kế toán. Và với công tác quản lý kho thì dù dùng phương tiện hỗ trợ là gì thì doanh nghiệp cũng phải xây dựng được một quy trình trước đã. Excel hay phần mềm kế toán chỉ là yếu tố giúp cho quy trình đó được mã hóa, và công tác kế toán được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Vì vậy mà để công tác kế toán liên quan đến kho hàng được hiệu quả hơn thì doanh nghiệp buộc phải xây dựng một quy trình nghiệp vụ quản lý kho rõ ràng, cụ thể.
>> Tìm hiểu: Phần mềm quản lý kho giúp quản lý hàng hóa tối ưu
>> Tham khảo: Kinh nghiệm quản lý kho nguyên liệu hiệu quả
