Sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho việc vận hành và quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết, trong đó có hoạt động quản lý kho bằng mã vạch. Cùng bài viết đi tìm hiểu rõ hơn về hoạt động này.
1. Tìm hiểu quản lý kho là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến nhập xuất tồn kho, nhằm đảm bảo vật tư, hàng hóa được lưu trữ, bảo quản và duy trì số lượng ở mức hợp lý, để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoạt động quản lý kho còn giúp các nhà quản lý nắm bắt một chủ động và kịp thời thông tin về sự biến động của vật tư, hàng hóa trong kho một cách đầy đủ và chính xác. Từ đó giúp đánh giá được nhu cầu và hiệu quả sử dụng vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp.
2. Những kiến thức cơ bản về quản lý kho bằng mã vạch
Có thể nói, quản lý kho là một công việc tổng thể và có vai trò góp phần đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình lưu kho mà còn tiết kiệm được các chi phí về bảo quản hàng hóa. Và, để đạt được những điều trên thì nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động quản lý kho, mà cụ thể là việc sử dụng mã vạch trong công tác quản lý kho, hay còn gọi quản lý kho bằng mã vạch.
Công nghệ mã vạch là một phương pháp nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động về các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa…; các thông tin từ quy cách, chủng loại cho đến nguồn gốc, xuất xứ, công dụng... Công nghệ mã vạch có khả năng mã hóa tối đa và đa dạng các ký tự và chữ số nên ngày càng được sử dụng một cách rộng rãi trong công tác quản lý vật tư, hàng hóa, sản phẩm.
Cụ thể, trong công tác quản lý kho thì mỗi loại vật tư, hàng hóa trong kho sẽ được ấn định một mã khác nhau, tuân theo một cách thức nhất định. Như vậy sẽ giúp phân loại một cách chi tiết các loại vật tư, hàng hóa trong kho, từ đó giúp cho việc tìm kiếm và quản lý đạt mức chính xác cao nhất.
Sau khi các vật tư, hàng hóa trong kho được đặt mã, thì doanh nghiệp sẽ sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho các vật tư, hàng hóa đó. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal để dán lên vật tư, hàng hóa. Khi đó, với các vật tư, hàng hóa đã được dán mã vạch cùng với thiết bị đọc mã vạch, sẽ cho phép các giao dịch tiếp nhận, xử lý vật tư, hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Cụ thể, mọi giao dịch liên quan đến nhập xuất kho đều phải sử dụng máy quét mã vạch nhằm đảm bảo thông tin được thu thập một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, với người quản lý kho, thông qua hệ thống mã vạch sẽ thấy ngay được tình hình nhập xuất, quay vòng hàng hóa vật tư. Hơn nữa, quản lý kho bằng mã vạch được sử dụng từ khâu nhập xuất kho nên sẽ cho phép truy xuất nhanh dữ liệu về tình hình tồn kho của vật tư, hàng hóa.
Có thể nói, ngoài chức năng cơ bản là giúp người quản lý kho nắm bắt được chính xác tình hình sử dụng và tồn kho của vật tư, hàng hóa thì việc sử dụng mã vạch còn có ý nghĩa quan trọng trong việc đáp ứng được yêu cầu về tính nhanh chóng và kịp thời của thông tin. Nhờ vậy, mà người quản lý kho không chỉ kiểm soát được chặt chẽ vật tư, hàng hóa mà còn ra được các quyết định về sản xuất và bán hàng hợp lý hơn.
Khi ứng dụng công nghệ mã vạch vào quản lý kho thì các doanh nghiệp thường sử dụng đến các phần mềm quản lý, nhằm giúp cho hoạt động quản lý kho được diễn ra một cách đồng bộ và đạt hiệu quả cao nhất. Thiết bị đọc mã vạch sẽ được kết nối với phần mềm, khi máy quét mã vạch thì các thông tin về vật tư, hàng hóa sẽ được gửi lên phần mềm. Một số phần mềm quản lý kho bằng mã vạch tiêu biểu có thể kể tới như: phần mềm BRAVO, phần mềm KiotViet, phần mềm Ecount…
>> Tham khảo: Kinh nghiệm quản lý kho nguyên liệu hiệu quả
