manhom: 443 Những vấn đề cần lưu ý liên quan đến quy trình nhập hàng

Những vấn đề cần lưu ý liên quan đến quy trình nhập hàng

279

Nhập hàng là một trong những quy trình không thể thiếu của doanh nghiệp, nhằm tạo ra cơ sở để hoạt động nhập hàng được diễn ra một cách khoa học và đúng đắn. Hơn nữa, quy trình nhập hàng còn là căn cứ để doanh nghiệp quản lý và đánh giá hiệu quả của hoạt động nhập hàng. Với ý nghĩa như vậy thì đòi hỏi tất yếu là doanh nghiệp phải xây dựng được một quy trình nhập hàng hợp lý và khoa học.

Cùng bài viết đi tìm hiểu về những vấn đề cần lưu ý liên quan đến quy trình nhập hàng để xây dựng được một quy trình nhập hàng đúng đắn và phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

1. Quy trình nhập hàng là gì?

Quy trình nhập hàng là một chuỗi các công việc cần thực hiện một cách tuần tự và liên tục để tiến hành nhập hàng hóa vào kho của doanh nghiệp.

Quy trình nhập hàng là do doanh nghiệp chủ động xây dựng nên nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý của mình, cũng như đảm bảo sự phù hợp cao nhất với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình.

2. Những vấn đề cần lưu ý liên quan đến quy trình nhập hàng

Ngay từ cách định nghĩa trên đã có thể thấy, quy trình nhập hàng được xây dựng nhằm mục đích chủ yếu là để hoạt động nhập hàng được tiến hành một cách chính xác và thuận lợi. Và để đạt được mục tiêu đó thì quy trình nhập hàng được xây dựng phải giải quyết tốt được một số vấn đề cần lưu ý sau:

Đầu tiên là trong quy trình nhập hàng mà doanh nghiệp xây dựng nên phải có kèm theo đầy đủ các mẫu biểu tương ứng với từng bước công việc cụ thể trong quy trình nhập hàng. Việc có các mẫu biểu đó là nhằm mục đích cơ bản là để hoạt động nhập hàng có đầy đủ chứng từ kế toán, có căn cứ để xem lại hoặc truy cứu trách nhiệm khi có sự cố phát sinh. Hơn nữa, việc có các biểu mẫu đó còn góp phần đảm bảo nâng cao tính chính xác, giảm thiểu sai sót cho hoạt động nhập hàng. Bởi khi ghi nhận và phản ánh vào các biểu mẫu cũng là một lần kiểm tra thông tin nhập hàng và các biểu mẫu cũng phải có sự xác nhận của cấp trên, do đó sai sót sẽ được giảm thiểu.

Quy trình nhập hàng còn phải trình bày được rõ về các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các bước công việc trong quy trình nhập hàng. Điều này giúp phân công, phân nhiệm rõ công việc của các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm tiến hành hoạt động nhập hàng.

Trong quy trình nhập hàng, còn cần phải đưa ra được cách xử lý trong tình huống phát sinh sai sót liên quan đến hàng nhập vào để người thực hiện nhập hàng có phương án xử lý kịp thời. Đặc biệt cần lưu ý là, dù doanh nghiệp đã xây dựng hoàn chỉnh một quy trình nhập hàng rồi, nhưng định kỳ cũng nên xem xét để có sự điều chỉnh nếu cần, để đảm bảo quy trình nhập hàng là phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý mua hàng cho các doanh nghiệp vừa và lớn
>> Tham khảo về: Những lưu ý trong hạch toán khi mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại