Nợ phải thu là một vấn đề quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Và một điều không thể tránh khỏi là sẽ phát sinh những khoản nợ phải thu khó đòi, vì vậy mà việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là điều tất yếu. Cùng bài viết đi tìm hiểu về lưu ý và cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi khi doanh nghiệp thực hiện trích lập nợ.
1. Nợ phải thu là gì?
Nợ phải thu là phần tiền mà doanh nghiệp bị các cá nhân, tổ chức khác chiếm dụng thông qua hoạt động mua hàng. Nợ phải thu trong doanh nghiệp thường được phân loại theo thời hạn nợ. Những khoản nợ mà có thời gian tồn đọng trên 06 tháng, đã được doanh nghiệp áp dụng nhiều biện pháp nhưng vẫn chưa thu hồi được hoặc là các khoản nợ mà khách nợ bị lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, mất tích hoặc bị pháp luật truy tố thì sẽ được đánh giá là nợ phải thu khó đòi.
Những khoản nợ này sẽ được thực hiện trích lập dự phòng khi kế toán lập báo cáo tài chính và được tính vào chi phí hợp lý khi xác định chi phí tính thuế TNDN.
2. Những lưu ý và cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi là một trong những phần vốn của doanh nghiệp mà có khả năng cao không thu hồi được. Vì vậy cuối mỗi kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính thì doanh nghiệp cần thực hiện lập dự phòng cho khoản phải thu này. Việc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi đòi hỏi được thực hiện một cách chính xác, để đảm bảo việc bù đắp này là phù hợp với thực tế có phát sinh.
Đầu tiên khi thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thì kế toán cần kiểm tra xem các khoản nợ đó đã có đủ các giấy tờ hợp lệ chưa, có đáp ứng đủ các điều kiện để trích lập dự phòng hay không, theo các căn cứ sau:
– Khoản nợ được xác định là khó đòi là những khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán trên 6 tháng và bên nợ mất khả năng thanh toán (cụ thể như là trường hợp bên nợ bị phá sản, giải thể hoặc bị mất tích hay truy tố hình sự…).
– Đồng thời những khoản nợ đó phải có biên bản đối chiếu xác nhận nợ của hai bên, cùng các chứng từ đi kèm khác như: hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn…
Bởi vì khoản hạch toán dự phòng phải thu khó đòi sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định chi phí tính thuế TNDN, giúp giảm bớt phần thuế TNDN phải nộp nên cần phải có đầy đủ giấy tờ để chứng minh việc khó đòi, việc trích lập dự phòng là đúng đắn và trung thực.
Mức trích lập dự phòng sẽ là khác nhau và tùy thuộc vào thời gian quá hạn của khoản nợ khó đòi đó. Cụ thể như sau:
+ Đối với khoản nợ mà thời gian quá hạn trong khoảng từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm thì mức trích lập là 30% giá trị của khoản nợ đó.
+ Còn đối với khoản nợ mà thời gian quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm thì mức trích là 50%, với thời gian quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm thì mức trích là 70% và thời gian quá hạn từ 3 năm trở lên thì trích lập toàn bộ 100% giá trị của khoản nợ đó.
Sau khi đánh giá và tính toán xong việc hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi thì kế toán đi phản ánh khoản dự phòng này như sau:
Nếu phát sinh chênh lệch giữa số dự phòng cần trích lập ở kỳ này với số dự phòng còn lại của kỳ trước.
Trường hợp số cần trích lập là lớn hơn số còn lại thì kế toán thực hiện trích lập bổ sung, ghi:
Nợ TK 642/Có TK 2293
Nếu số cần trích lập là nhỏ hơn số còn lại thì kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 2293/Có TK 642
Với những khoản nợ phải thu khó đòi mà xác định chắc chắn là không thể thu hồi được thì kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định, ghi:
Nợ TK 111, 112, 331, 334… (phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 2293 (phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 (phần được tính vào chi phí)
Có TK 131, 138, 128, 244…
Trường hợp sau khi xóa nợ mà lại thu hồi được thì kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711
>> Tìm hiểu: Phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay
>> Tham khảo chi tiết: Cách lập dự toán tiền mặt
