Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì thị trường dành cho ngành phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp cũng ngày càng được mở rộng. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực này cũng đầu tư nghiên cứu để cho ra đời nhiều giải pháp tiên tiến hơn, và một trong những sản phẩm đó là phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. Cùng bài viết đi tìm hiểu về phần mềm này.
1. Quản lý tài chính là gì?
Quản lý tài chính là một trong những công việc quan trọng nhất trong công tác quản lý của doanh nghiệp, liên quan đến kế hoạch sử dụng nguồn vốn, theo dõi và đánh giá kế hoạch tài chính cũng như thực hiện việc quản lý công nợ. Từ đó, làm căn cứ để báo cáo cho các cấp lãnh đạo và làm cơ sở để hoạch định nguồn lực tài chính.
Chính vì vai trò nêu trên, nên việc thực hiện công tác quản lý tài chính sẽ khá phức tạp và mất nhiều thời gian. Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp ra đời là một giải pháp hữu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho người làm công tác quản lý tài chính, giúp tiết kiệm thời gian mà kết quả thu được vẫn đảm bảo chính xác.
2. Những yêu cầu cơ bản của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Mục đích cuối cùng của việc sử dụng phần mềm kế toán tổng hợp quản lý tài chính doanh nghiệp là giúp kiểm soát hiệu quả nguồn ngân sách, từ những thông tin về tình hình ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch sử dụng nguồn vốn.
Chính vì vậy mà một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp cần thiết lập được một quy trình liên quan đến việc lập, phê duyệt kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp.
Phần mềm phải có tính năng cho phép truy xuất dữ liệu đa chiều, nhanh chóng và chính xác. Đồng thời phải tùy chỉnh được theo yêu cầu sử dụng của người dùng. Và kết quả cuối cùng của việc sử dụng phần mềm là cho ra được các báo cáo liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy mà phần mềm phải cung cấp được hệ thống báo cáo logic, đầy đủ và chi tiết giúp cho việc theo dõi, đánh giá tình hình tài chính dễ dàng. Để thu được kết quả đó thì dữ liệu phải được kết nối từ nhiều nguồn khác nhau và tự động kết chuyển thành thông tin tài chính xuất ra báo cáo.
Thêm một yêu cầu cơ bản đối với tất cả các phần mềm là tính bảo mật cao, việc quản lý truy cập chương trình phải theo tên và mật khẩu người dùng. Yêu cầu này cũng không là ngoại lệ đối với phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. Ngoài ra thì giao diện của phần mềm cũng phải dễ sử dụng, thiết kế tùy chỉnh theo từng yêu cầu.
3. Những lợi ích từ việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
- Giúp thiết lập một hệ thống khoa học trong việc lập và phê duyệt kế hoạch ngân sách.
- Mọi thông tin liên quan đến tình hình tài chính đều có dữ liệu trên phần mềm nên người dùng chỉ cần truy cập vào phần mềm là có thông tin, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lấy thông tin, giúp kiểm soát chi phí sử dụng thực tế của từng hạng mục cho từng bộ phận và toàn doanh nghiệp tránh tình trạng trùng lặp.
- Với việc sử dụng hệ thống phần mềm giúp các thông tin liên quan đến tài chính của doanh nghiệp được minh bạch quá trình chi tiêu, mua sắm.
- Nhờ sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp nên các báo cáo quản trị kết xuất ra có kèm theo KPI, giúp nhận diện và kiểm soát từng hạng mục chi phí tránh vượt định mức.
- Giảm thiểu đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý trong việc xử lý giấy tờ và quản lý thông tin ngân sách cũng như thông tin thực hiện ngân sách cho từng hạng mục chi phí.
Như vậy, bài viết đã trình bày được phần mềm quản lý tài chính là gì cũng như cung cấp được các thông tin về các tính năng cơ bản cần có và những tiện ích của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. Hi vọng, đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho các bạn đọc, đặc biệt là những người đang tìm hiểu về phần mềm này.
>> Bài viết liên quan: Những nguyên tắc kiểm soát dòng tiền hiệu quả
