Quản lý kho hàng là một quy trình tổng thế bao gồm nhiều công việc khác nhau. Cùng bài viết đi tìm hiểu cụ thể về nghiệp vụ quản lý kho để hiểu hơn về công việc này.
1. Quản lý kho hàng là gì?
Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất thì kho hàng là một tài sản quan trọng chứa đựng lượng lớn nguồn vốn lưu động và cố định trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
Quản lý kho hàng là việc theo dõi và nắm bắt tình hình biến động của các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu trong kho, đồng thời phải thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về tình hình tồn kho nhằm đảm bảo hàng hóa, vật tư được sử dụng đúng mục đích và không bị thất thoát.
Vì vậy, công tác quản lý kho bãi là một trong những công tác quản trị trọng yếu của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt nghiệp vụ quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp chủ động, dễ dàng nắm bắt được thông tin về các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời, làm cơ sở để ban lãnh đạo doanh nghiệp đề ra các kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh đúng đắn và hiệu quả.
2. Nghiệp vụ quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng là công tác quản trị về nguồn hàng hóa, vật tư phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, công tác quản lý kho hàng bao gồm các bước công việc sau:
-
Lập hồ sơ kho
Đây là công việc đầu tiên trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng. Việc lập hồ sơ kho hàng sẽ giúp hệ thống hóa và sắp xếp các loại vật tư, hàng hóa theo một quy tắc và trật tự nhất định. Vật tư, hàng hóa được tổ chức và mã hóa một cách khoa học sẽ giúp cho người quản lý kho hàng dễ dàng hơn trong việc kiểm soát kho hàng, nắm bắt tình hình về hàng hóa, vật tư trong kho để nhanh chóng cung cấp các thông tin về kho hàng khi ban lãnh đạo doanh nghiệp yêu cầu.
-
Làm thủ tục nhập - xuất hàng hóa
Liên quan đến nghiệp vụ quản lý kho thì không thể thiếu được việc phải thực hiện các thủ tục về nhập – xuất hàng hóa, vật tư. Khi thực hiện công việc này thì người quản lý kho sẽ phải đi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ, giấy tờ liên quan đến thủ tục nhập – xuất hàng hóa, vật tư, đồng thời đi kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa nhập – xuất kho để làm căn cứ ghi vào các sổ sách kế toán để đối chiếu khi cần.
-
Theo dõi hàng tồn kho
Việc thực hiện công tác quản lý kho hàng còn nhằm mục đích giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt được tình hình tồn kho của hàng hóa, vật tư xem có đủ để phục vụ nhu cầu trong sản xuất hoặc kinh doanh hay không, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua sắm cần thiết.
Vì vậy nghiệp vụ quản lý kho bằng cách theo dõi tồn kho vật tư, hàng hóa phải được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ để đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh được liên tục, không bị gián đoạn.
-
Sắp xếp và kiểm kê hàng hóa
Để việc quản lý kho hàng được thực hiện một cách hiệu quả thì kho hàng phải được sắp xếp một cách khoa học, có trật tự, đảm bảo hàng hóa, vật tư phải được phân loại rõ ràng và có lưu ý với những mặt hàng đặc thù.
Ngoài ra, liên quan đến nghiệp vụ quản lý kho bãi thì không thể thiếu được công tác kiểm kê. Việc kiểm kê phải được thực hiện định kỳ ít nhất là 6 tháng 1 lần, nhằm kiểm tra và phát hiện kịp thời nếu có mất mát hoặc hư hỏng xảy ra để có phương án xử lý nhằm đảm bảo thiệt hại là ở mức thấp nhất.
Để thực hiện tốt và đảm bảo nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả thì người chịu trách nhiệm quản lý kho bãi ngoài việc nắm rõ các nguyên tắc liên quan đến quản lý kho bãi thì cần chủ động trong việc áp dụng các phương pháp kỹ thuật công nghệ như sử dụng các phần mềm quản lý kho, vừa giúp giảm tải khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Như vậy bài viết đã trình bày khái quát về nghiệp vụ quản lý kho bãi. Hi vọng đã cung cấp những thông tin tham khảo hữu ích cho các bạn đọc.
>> Xem thêm: Nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý kho
>> Tham khảo thêm: Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp bán lẻ
