Việc mua bán và nhận phải hàng hóa không đúng yêu cầu là khó tránh khỏi. Chính vì vậy mà cách xử lý chứng từ kế toán, cụ thể là hóa đơn trong nhiều trường hợp là điều mà kế toán cần phải quan tâm. Bài viết sẽ đi trình bày về cách xuất hóa đơn trả lại hàng bán.
Khi có nhu cầu về vật tư hay hàng hóa thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc mua hàng. Để có được hàng hóa về nhập kho thì doanh nghiệp phải thực hiện rất nhiều công việc như: lựa chọn nhà cung cấp, làm hợp đồng… Những công việc đó nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng được diễn ra thuận lợi cũng như để đảm bảo hàng hóa nhận được là đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không thể đảm bảo lúc nào hàng hóa mà doanh nghiệp nhận được cũng là đạt yêu cầu, do đó sẽ khó thể tránh khỏi việc phải trả lại hàng đã mua. Khi thực hiện việc trả lại hàng, thì kế toán còn phải đi xử lý về mặt giấy tờ, cụ thể là để hoàn tất và đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ của việc trả lại hàng thì kế toán của bên mua phải xuất hóa đơn trả lại hàng cho hàng hóa bị trả lại.
Lưu ý khi xuất hóa đơn trả lại hàng bán
Trên hóa đơn phải ghi rõ được lý do trả lại là do hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận. Cụ thể như sau:
Nếu bên mua hàng là cá nhân, khách lẻ mà không cần hóa đơn thì hai bên chỉ cần lập một biên bản ghi rõ sự việc trả lại hàng do hàng hóa không đạt tiêu chuẩn về quy cách, phẩm chất như đã yêu cầu. Biên bản cũng phải thể hiện được số lượng và giá trị hàng trả lại, thông tin về thuế GTGT. Đồng thời, bên bán cũng tiến hành thu hồi hóa đơn đã lập.
Trường hợp mà bên mua là doanh nghiệp và hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì cũng được xử lý tương tự như với khách hàng là cá nhân, mua lẻ.
Còn nếu bên mua là doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì khi trả lại hàng thì kế toán bên mua phải lập hóa đơn hàng bán trả lại thay vì biên bản như 2 trường hợp trên. Khi đó hóa đơn sẽ thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết để phản ánh được lý do trả lại hàng, số lượng và giá trị hàng bị trả lại, cùng phần tiền thuế GTGT bị ảnh hưởng.
Như vậy, có thể thấy là, dù cùng là trường hợp trả lại do nhận phải hàng không đúng yêu cầu về hình thức hay chất lượng, nhưng với mỗi trường hợp thì kế toán bên mua hàng lại xử lý theo những cách khác nhau, và không phải trường hợp nào cũng phải xuất hóa đơn trả lại hàng. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm kiến thức về nghiệp vụ các trường hợp không phải xuất hóa đơn để thực hiện tốt công việc chuyen môn mình.
>> Tìm hiểu: Phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay
>> Xem thêm: Quy định về hóa đơn bán hàng mới nhất kế toán cần biết
