Hóa đơn bán hàng là một trong những chứng từ kế toán được sử dụng khá phổ biến để người mua hàng làm thủ tục thanh toán với doanh nghiệp khi mua hàng nhỏ lẻ, thường là có giá trị từ 200 nghìn trở xuống. Vì vậy, mà để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bán hàng thì nhiều đơn vị đã chủ động tạo hóa đơn bán hàng bằng excel. Cùng bài viết đi tìm hiểu về việc tạo hóa đơn bán hàng bằng excel.
1. Kiến thức cơ bản về hóa đơn bán hàng được tạo bằng excel
Hóa đơn bán hàng được tạo bằng excel được hiểu là loại hóa đơn bán hàng mà người bán tự tạo lập được. Mà các thông tư về hóa đơn do Bộ tài chính ban hành đã trình bày một cách chi tiết và rõ ràng về các quy định chặt chẽ trong việc tự tạo lập và tự in hóa đơn. Vì vậy, hóa đơn bán hàng được tạo bằng excel ở đây được hiểu chính là hóa đơn bán lẻ được tạo bằng excel.
Song hóa đơn bán lẻ nói trên là loại hóa đơn mà người bán sử dụng để cấp cho người mua trong hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhỏ lẻ và có giá trị thấp, thường là từ 200 nghìn đồng trở xuống.
Chính vì thường chỉ được sử dụng trong những giao dịch kinh tế có giá trị nhỏ nên Bộ tài chính cũng không quy định mẫu biểu và cơ quan thuế cũng không quản lý loại hóa đơn này. Do đó, hóa đơn bán lẻ sẽ không có tính pháp lý và thường chỉ được sử dụng để phục vụ cho công tác thanh toán và hạch toán trong nội bộ tại đơn vị mua hàng. Cho nên, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bán hàng thì thông thường người bán sẽ chủ động tự tạo hóa đơn bán hàng bằng excel.
2. Cách tạo hóa đơn bán hàng bằng excel
Để tạo hóa đơn bán hàng bằng excel thì cần tiến hành theo các bước công việc sau:
- Việc đầu tiên là phải cài đặt được công cụ Microsoft Excel vào máy tính;
- Sau khi đã có công cụ Excel thì bước tiếp theo là mở giao diện của Excel và chọn mục File ở góc trên bên trái của màn hình giao diện;
- Tiếp đến là chọn mục New, sau khi thực hiện xong thao tác đó thì màn hình sẽ hiển thị các loại mẫu biểu mà người dùng thường cần đến để sử dụng, từ mẫu biểu liên quan đến quản lý hàng tồn kho, quản lý lịch trình công việc, mẫu hóa đơn cho đến các mẫu báo cáo. Trong trường hợp cần tạo hóa đơn bán hàng thì sẽ chọn mục Invoices.
- Sau đó, thì công cụ Excel sẽ tiếp tục hiển thị ra đa dạng các mẫu hóa đơn cho người dùng lựa chọn, nhằm có được mẫu biểu phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Và khi đã chọn được mẫu hóa đơn phù hợp thì sẽ chọn tiếp mục Download.
- Tiếp đến, màn hình sẽ hiển thị ra mẫu biểu của hóa đơn bán hàng và người dùng chỉ cần nhập thêm các thông tin cần thiết về bên mua, bên bán và nội dung hàng hóa, dịch vụ.
- Sau khi nhập xong thì chỉ cần thực hiện lưu mẫu là đã có hóa đơn bán hàng được tạo bằng excel.
>> Tìm hiểu: Phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay
>> Tham khảo: Những lợi ích mang lại khi sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp
