manhom: 276 Chi tiết cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Chi tiết cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

796

Nhân sự là một yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp và cần có sự quản lý chặt chẽ về các thông tin liên quan tới nhân sự. Cùng bài viết đi tìm hiểu về cách quản lý hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về người lao động, từ sơ yếu lý lịch đến quá trình công tác và các thông tin liên quan đến công việc của người lao động.

Có thể nói, đây là căn cứ giúp người quản lý nhân sự dễ dàng và nhanh chóng có được các thông tin cần thiết về từng người lao động cụ thể để phục vụ cho công việc.

2. Cách quản lý hồ sơ nhân sự

Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin nên hiện nay để quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự không chỉ còn mỗi cách lưu trữ thủ công bằng các bản cứng tại văn phòng mà còn có thể lưu trữ hồ sơ bản mềm trong máy tính. Tuy nhiên, dù theo cách nào thì để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả thì cần phải thực hiện các công việc sau:

  • Thực hiện phân loại hồ sơ

Thực hiện phân loại hồ sơ theo từng nhóm sẽ tránh được tình trạng chồng chéo, giúp cho công tác quản lý dễ dàng hơn. Đồng thời, với từng nhóm đã được phân chia thì nên sắp xếp theo trình tự thời gian. Với cách làm như vậy thì khi có nhu cầu về thông tin, dữ liệu liên quan đến nhân sự sẽ được đáp ứng nhanh nhất.

  • Chọn nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự

Cách quản lý hồ sơ tiếp theo bạn cần chú ý là chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự. Đây không chỉ phải đáp ứng được yêu cầu về sự thuận tiện khi cần lấy ra mà còn phải đảm bảo hồ sơ được nguyên vẹn, không bị hư hỏng, mất mát.

Vì vậy với hồ sơ là bản cứng thì phải được cất giữ nơi khô thoáng, tránh chuột, gián, mối… Còn với hồ sơ là bản mềm thì phải được lưu trữ trong các phần mềm có tính bảo mật cao và các phương tiện điện tử an toàn.

  • Tiến hành lưu trữ

Sau khi đã tiến hành phân loại chi tiết và chọn được nơi để lưu trữ thì người làm nhân sự cần tiến hành lưu giữ thông tin. Thông tin về nhân sự bản cứng hoặc bản mềm khi được lưu trữ thì cũng phải được đánh dấu và để trong các thùng hồ sơ chuyên dụng hoặc để trong một ổ đĩa, file mềm riêng về nhân sự.

  • Thực hiện kiểm tra, bổ sung, cập nhật thường xuyên

Nhân sự là yếu tố có sự biến động nhiều nhất trong một doanh nghiệp. Vì vậy để có thể nắm bắt kịp thời và đầy đủ các thông tin mới nhất về nhân sự thì người quản lý cần định kỳ thực hiện việc cập nhật hồ sơ nhân sự, đồng thời tiến hành kiểm tra hồ sơ cũ để hạn chế tối đa việc mất mát và thất lạc hồ sơ.

Để việc quản lý hồ sơ nhân sự được thực hiện một cách hiệu quả thì việc kiểm tra, cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên là yêu cầu tất yếu, nhằm đảm bảo kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố liên quan đến hồ sơ nhân sự.

Với những thông tin mà bài viết trình bày, hi vọng đã cung cấp những kiến thức hữu ích giúp các bạn đọc đặc biệt là những người trong lĩnh vực nhân sự biết thêm cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.

>> Xem thêm: Theo dõi biến động nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự của BRAVO. 
>> Thông tin liên quan: Cách thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự