Trên thực tế, có rất nhiều cách quản lý kho vật tư hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp với những đặc thù riêng sẽ lại lựa chọn cho mình những cách thức khác biệt để quản lý kho. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu để bạn đọc tham khảo một số cách thức phổ biến đã được ứng dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp.
1. Quản lý kho vật tư hiệu quả bằng thẻ kho
Thẻ kho là thứ không thể thiếu trong việc quản lý kho. Kho hàng hóa luôn luôn có sự biến động bởi các hoạt động nhập – xuất kho diễn ra thường xuyên, liên tục. Do đó việc quản lý kho chưa bao giờ là dễ dàng cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong khâu bán hàng để các hoạt động kinh doanh được diễn ra thông suốt. Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ không được tự tiện lập mà phải lập theo mẫu của Bộ Tài Chính.
Việc sắp xếp kho cần phải theo một nguyên tắc nhất định ví dụ doanh nghiệp sử dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước. Nguyên tắc này cực kỳ có hiệu quả với các doanh nghiệp kinh doanh nghề thuốc, sách – văn phòng phẩm.
2. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng
Việc dán nhãn lên tất cả hàng hóa là một trong số cách quản lý kho vật tư hiệu quả chúng tôi muốn đề cập. Nó giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất. Nếu cửa hàng và kho của bạn vẫn chưa dán nhãn thì bạn nên làm việc này ngay lập tức. Dán nhãn sản phẩm là phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.
Khi dán nhãn rồi bạn có thể dễ dàng quản lý kho hàng theo mã vạch. Nhân viên bán hàng, thủ kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác, liên quan đến lô hàng.
3. Kiểm tra kho thường xuyên
Cách quản lý kho vật tư hiệu quả chính là việc kiểm tra kho thường xuyên để xác định thời gian lưu kho hàng bình quân. Kho luôn có sự biến động liên tục bởi việc nhập xuất hàng hóa diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Vậy nên công tác kiểm tra cũng cần được ưu tiên đưa vào để thực hiện. Việc kiểm tra cũng cần phải thực hiện một cách có kế hoạch và khoa học. Ví dụ, bạn nên kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm và nên phân cho một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người.
Kiểm kho xong, mọi kết quả phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Sau khi kiểm kho phải có những hành động thiết thực từ kết quả được rút ra, ví dụ các chương trình xả hàng tồn kho hoặc tiêu hủy những loại hàng hóa đã hết date sử dụng.
4. Sắp xếp kho hợp lý
Việc sắp xếp kho hợp lý là tiền đề cho tất cả những công tác phía trên (thuộc tips cách quản lý kho vật tư hiệu quả) diễn ra thuận lợi. Mỗi doanh nghiệp nên tự đưa ra cách thức sắp xếp riêng phù hợp với doanh nghiệp mình. Với shop bán hàng, cửa hàng vừa là không gian kinh doanh, vừa là kho hàng. Nên ngoài tiêu chí sắp xếp kho hợp lý, bạn cần quan tâm đến nghệ thuật trưng bày sản phẩm để khách hàng mua nhiều hơn.
Tất cả các công việc trên cần được triển khai và sắp xếp vào ngay quy trình ban đầu quản lý kho trong doanh nghiệp, kết hợp với một phần mềm quản kho tốt sẽ có lợi rất nhiều cho các nhà quản trị hiện nay.
>> Xem thêm: Hạch toán nhập kho thành phẩm thế nào cho đúng
