manhom: 30 Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp bán lẻ

Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp bán lẻ

1983

Mỗi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp là một mắt xích trong chuỗi vận hành có liên quan mật thiết đến công việc của nhau. Việc mua hàng – bán hàng tốt hay không, không chỉ phụ thuộc vào bản thân mỗi bộ phận đó mà còn phụ thuộc chặt chẽ vào hiệu quả của bộ phận kho. Vậy, cách quản lý kho hiệu quả như thế nào?

1. Lợi ích của việc quản lý kho hiệu quả

  • Có cách quản lý kho hiệu quả sẽ: Tiết kiệm hàng hóa/nguyên vật liệu

Nếu Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày sẽ dễ gây nên tình trạng hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy. Việc tiêu hủy này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Vì thế, nếu hàng tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao thì trường hợp này rất khó xảy ra và doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

  • Có cách quản lý kho hiệu quả sẽ: Tiết kiệm chi phí lưu kho

Lưu kho, doanh nghiệp cần sử dụng các thiết bị cũng như phải bỏ chi phí điện nước, công nhân. Do vậy, khi hàng tồn kho lớn đồng nghĩa với chi phí lưu kho cũng lớn. Doanh nghiệp cần có cách quản lý kho hiệu quả để tiết kiệm chi phí lưu kho.

  • Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Giảm vốn lưu động – Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động. Hàng tồn kho chính là một nguồn vốn tồn đọng rất lớn. Với doanh nghiệp, mỗi một đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ sinh lời nhiều nhất có thể. Nếu nhập kho không sáng suốt, sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động.

  • Dự trù lượng vốn lưu động

Với doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp thì việc này có ý nghĩa rất lớn. Với một doanh nghiệp có cách quản lý tồn kho hiệu quả thì có sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, đến lập mô hình dự trữ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, từ đó có các quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.

Cách quản lý kho hiệu quả sẽ giúp cho các doanh nghiệp vận hành tốt, đặc biệt đối với doanh nghiệp mảng bán lẻ.

2. Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả thường được đúc rút từ các bài học thực tế khi mà các doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ thực tế.

  • Lập sơ đồ kho

Để quản lý kho tốt thì thủ kho phải lập sơ đồ kho dựa vào hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo từng kệ để hàng và dán ngay ngoài cửa.

Với việc làm đó, khi phát sinh hàng hoá mới hoặc trong trường hợp thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho buộc phải cập nhật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (lưu ý: sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật)

  • Xuất nhập hàng

Để quản lý kho tốt, việc nhập xuất hàng cũng cần được theo dõi một cách cẩn thận, lưu ý cụ thể như sau:

- Luôn kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định và tiêu chí của doanh nghiệp.

- Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.

- Các nghiệp vụ nhập xuất kho đều cần có các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng. Các giấy tờ này cần được lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định. 

  • Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn

- Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng để tiện theo dõi.

- Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm hoặc file excel hoặc các phần mềm quản lý.

- Luôn theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

  • Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

Như chúng ta đã biết, lượng hàng tồn kho tối thiểu vô cùng quan trọng, do vậy, các doanh nghiệp cũng chú trọng rất lớn vào việc theo dõi hàng tồn kho tối thiểu.

- Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu để tránh tình trạng thiếu hàng.

- Trong trường hợp số lượng hàng hóa xuất/nhập biến động, người phụ trách cần phải đề xuất người quản lý thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.

- Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày để có những điều chỉnh khi cần thiết.

Để quản lý kho hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải thực hiện rất nhiều những vấn đề khác. Những nội dung nêu lên trong bài là các vấn đề cơ bản nhất cần quan tâm.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp
>> Kiến thức: Các phương pháp quản lý kho hàng