Dưới đây là các bước kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp nào cũng cần lưu ý để thực hiện tốt. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm có 3 bước.
Bước 1 trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho: Chuẩn bị
Bước chuẩn bị này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Rà soát lại tất cả các mặt hàng, nhất là các mặt hàng: cận date, hỏng, lỗi… từ đó tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy để việc kiểm kê diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
- Để tránh bỏ sót hàng hóa cũng như việc kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng thì cần Phân định khu vực kiểm kê tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
- Kiểm tra số lượng hàng hóa.
- Nếu hoạt động kiểm kê hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng tới thời gian giao hàng hoặc nhập hàng từ đối tác, doanh nghiệp cần có những thông báo tới họ để không mất uy tín của mình.
Bước 2 trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho: Tiến hành
Thường kế toán, chủ cửa hàng hay một đối tác công ty bên ngoài như kiểm toán là những người chịu trách nhiệm kiểm kê để đảm bảo kết quả kiểm kê được chính xác và khách quan. Việc kiểm kê cần lưu ý các vấn đề sau:
- Phải dùng biên bản kiểm kê hàng tồn kho làm căn cứ. Từ phần mềm quản lý hàng tồn kho, hoặc lấy từ báo cáo tồn kho hàng ngày và thẻ kho để có được danh sách hàng hóa phục vụ việc kiểm kê dễ dàng hơn.
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau kiểm kê:
- Nếu tất cả mọi số liệu đều khớp với báo cáo là điều doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Nhưng trong trường hợp có sự sai lệch, người chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình về vấn đề này. Sự sai lệch này có thể được gây ra bởi nhiều nguyên nhân như: báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhưng không quét mã vạch hay ghi sổ, do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…
Bước 3 trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê
Sau khi kiểm kê, bước tiếp theo là cần phải đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh lại theo đúng với số thực tế.
Dưới đây là một số lưu để ý hoạt động kiểm kê hàng tồn kho diễn ra thuận lợi:
- Việc kiểm kê nên diễn ra định kỳ và có kế hoạch cho mọi việc. Cần đối chiếu việc kiểm kê với sổ sách, hay phần mềm quản lý kho.
- Hàng hóa trong kho cần được bố trí khoa học, hợp lý, có thẻ kho hay dán nhãn. Điều này vừa giúp cho việc quản lý kho dễ dàng vừa tạo điều kiện thuận lợi để việc kiểm kho nhanh chóng và chính xác.
- Nên có những văn bản để những người liên quan xác nhận trong quá trình kiểm kê. Đây là căn cứ để quy trách nhiệm nếu những trường hợp không mong muốn xảy ra.
Việc tuân thủ đúng các bước trong quy trình kiểm kho chuẩn này sẽ giúp quá trình này đạt hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà có những điều chỉnh khác nữa cho phù hợp.
>> Thông tin liên quan: Theo dõi hàng tồn kho trên phần mềm quản lý kho của BRAVO.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều
