Để quản lý kho tốt, ngoài việc đỏi hỏi doanh nghiệp có những quy trình văn bản giấy thì việc sử dụng phần mềm quản lý kho thay cho việc quản lý bằng excel là một cách nhiều doanh nghiệp hiện nay tin dùng. Nhưng, không phải phần mềm quản lý kho nào cũng phù hợp với doanh nghiệp bạn. Chúng ta cùng tìm hiểu về một số yêu cầu cơ bản của phần mềm quản lý kho.
1. Những yêu cầu tổng quan về Phần mềm quản lý kho hàng
Một phần mềm quản lý kho đạt yêu cầu khi nó có khả năng trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Mặt khác nó cần đảm bảo việc lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.
Nếu doanh nghiệp dùng hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP thì phần mềm quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cơ bản.
Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, yêu cầu nó là phải hỗ trợ công việc của nhiều bộ phận khác như: Kế hoạch – Vật tư – Quản lý kho hàng, Bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo. Đồng thời, nếu nó nằm trong hệ thống ERP thì nó kết nối dữ liệu các phân hệ khác như: “Quản lý Bán hàng”, "Quản lý mua hàng", "Sản xuất - Giá thành" và "Kế toán tổng hợp".
Những phần mềm quản lý kho muốn hoạt động tốt cần đáp ứng một số yêu cầu nhất định
2. Những yêu cầu cụ thể của phần mềm quản lý kho hàng
- Với mẫu Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu xuất công cụ dụng cụ thì có thể lập và in Phiếu nhập trực tiếp trên phần mềm một cách dễ dàng.
- Trên phiếu xử lý thông tin nhiều kho, vật tư, nhập/xuất theo nhiều đơn vị tính (Tấn- Kg, Thùng-Hộp, Két-Chai...).
- Kho là nơi lưu rất nhiều vật tư nên phần mềm cần quản lý xuất/nhập vật tư theo bộ (mỗi bộ được định nghĩa bởi nhiều vật tư chi tiết).
- Phần mềm cần quản lý xuất/nhập/tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư-hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập.
- Quản lý xuất/nhập hàng hóa vật tư theo kho. Khi sử dụng phần mềm thường sẽ có những sơ đồ vị trí lưu kho được thiết kế sẵn, nên khi lưu kho sẽ lưu theo sơ đồ này.
- Hàng khi được vận chuyển về kho sẽ phải chi rất nhiều chi phí cần phân bổ như: chi phí vận chuyển và chi phí khác (phí hải quan, phí bốc dỡ…) cho vật tư, lô, kho hàng hoặc phiếu nhập cụ thể.
- Phần mềm cần hỗ trợ được để quản lý hạn mức vật tư, hàng hóa tồn trong kho (khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu).
- Một trong những tính năng đặc biệt mà phần mềm quản lý tồn kho có khả năng làm tốt đó là: phân tích tuổi vật tư, hàng hóa tồn trong kho.
- Quản lý nhập/xuất vật tư, hàng hóa theo nhiều tiêu thức (mặt hàng, nhóm hàng, dạng nhập/xuất).
- Bất cứ phần mềm nào, việc lên các báo cáo cũng vô cùng quan trọng. Với phần mềm quản lý kho thì việc in các báo cáo: Bảng kê nhập/xuất vật tư – hàng hóa, Bảng kê xuất khuyến mãi, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, Báo cáo tồn kho theo hạn mức, Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Báo cáo tuổi hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối, Báo cáo nhu cầu vật tư… và những báo cáo khác theo yêu cầu của từng doanh nghiệp là điều rất quan trọng.
Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những yêu cầu về phần mềm quản lý kho khác nhau. Trên đây là những yêu cầu cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn phần mềm đáp ứng được.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp
