manhom: 407 Từ A đến Z, cách thiết lập quy trình xuất kho thành phẩm của doanh nghiệp

Từ A đến Z, cách thiết lập quy trình xuất kho thành phẩm của doanh nghiệp

83

Với hầu hết các doanh nghiệp thì bán hàng là hoạt động trực tiếp giúp tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy mà hoạt động xuất kho thành phẩm để bán là không thể thiếu, ngoài ra thành phẩm còn được xuất kho để phục vụ cho chính nội bộ doanh nghiệp. Chính vì mức độ thường xuyên và liên tục của hoạt động xuất kho nên việc cần có quy trình xuất kho thành phẩm là một yêu cầu tất yếu. Cùng bài viết đi tìm hiểu cụ thể là về cách thiết lập quy trình xuất kho thành phẩm của doanh nghiệp.

  1. Quy trình xuất kho thành phẩm của doanh nghiệp

Thành phẩm được xuất kho thì có thể là để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như: xuất kho để bán, xuất kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc tiêu dùng nội bộ hoặc xuất kho để chuyển đi nơi khác. Tuy nhiên, dù mục đích xuất kho thành phẩm là gì thì đều có chung một quy trình xuất kho cơ bản. Cụ thể như sau:

  • Đầu tiên là tiếp nhận yêu cầu xuất kho;
  • Tiếp đó là kiểm tra tình hình tồn kho;
  • Sau đó, căn cứ vào thực tế hàng tồn kho để thực hiện việc xuất kho (Lập phiếu xuất kho);
  • Xuất kho và cập nhật về thực tế hàng tồn kho còn lại sau hoạt động xuất kho trên.
  1. Cách thiết lập quy trình xuất kho thành phẩm của doanh nghiệp

Chính vì dù có thể khác biệt về mục đích xuất kho nhưng quy trình xuất kho thành phẩm về cơ bản đều có những bước giống nhau, vì vậy mà để thiết lập được quy trình xuất kho thành phẩm thì không cần căn cứ vào mục đích xuất kho mà sẽ cần phải dựa trên cơ sở là làm thế nào để thành phẩm đủ điều kiện để được xuất ra khỏi kho hàng của doanh nghiệp.

Và căn cứ vào cơ sở trên thì để xuất kho thành phẩm thì trước hết là phải có yêu cầu về việc xuất kho, đồng thời phải cung cấp được đầy đủ các giấy tờ cần thiết thì thành phẩm mới được xuất kho.

Sau khi đã xác định được cơ sở để thiết lập quy trình xuất kho thành phẩm thì dựa trên cơ sở đó để xác định được các bước công việc cần tiến hành cũng như các chứng từ kế toán cần thiết đi kèm để đảm bảo sự vận hành của các bước công việc đó là liên tục và trôi chảy, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Cụ thể các bước công việc trong quy trình xuất kho thành phẩm đã được trình bày chi tiết trong phần nội dung của mục 1, như sau:

  • Tiếp nhận yêu cầu xuất kho. Yêu cầu xuất kho sẽ được thể hiện nội dung trong chứng từ kế toán là “Phiếu đề nghị xuất kho”, để đảm bảo yêu cầu xuất kho này được thủ kho thực hiện thì “Phiếu đề nghị xuất kho” phải có xác nhận của kế toán kho, kế toán trưởng và giám đốc.
  • Căn cứ vào yêu cầu xuất kho thì thủ kho sẽ phải đi kiểm tra tình hình tồn kho để coi thành phẩm có đủ để đáp ứng nhu cầu đề nghị hay không.
  • Nếu thành phẩm tồn kho không đủ thì hoạt động xuất kho không được diễn ra. Còn nếu đủ thì thủ kho sẽ thực hiện việc xuất kho. Bắt đầu từ việc lập và xác nhận phiếu xuất kho, đưa kế toán trưởng và giám đốc duyệt.
  • Sau khi có sự đồng ý của cấp trên thì thủ kho xuất kho thành phẩm và cập nhật mới về thực tế hàng tồn kho còn lại sau hoạt động xuất kho trên.

Như vậy, có thể thấy là để thiết lập được một cách toàn diện về quy trình xuất kho thành phẩm thì việc đầu tiên là phải đi tìm hiểu làm thế nào để thành phẩm được xuất kho. Sau khi xác định được các bước công việc cần thực hiện trong quy trình xuất kho thì phải đề ra được các mẫu biểu, giấy tờ, chứng từ cần thiết để phục vụ cho các bước công việc đó. Ngoài ra, khi xác định các bước công việc cần làm để xuất kho thành phẩm thì cũng đồng thời phải xác định được cá nhân chịu trách nhiệm xử lý bước công việc đó. Thực hiện xong các công việc trên thì cũng đồng nghĩa với việc đã thiết lập hoàn thiện một quy trình xuất kho thành phẩm trong doanh nghiệp.

>> Phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp