Chữ ký số hiện nay rất phổ biến trong các doanh nghiệp. Việc ra đời và ứng dụng chữ ký số giúp cho việc quản lý doanh nghiệp trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Lợi ích chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp
1. Chữ ký số là gì?
Theo Khoản 6, Điều 3 Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định như sau:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu, sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Như vậy, đơn giản chúng ta có thể hiệu chữ ký số là một thiết bị đã mã hóa mọi thông tin và dữ liệu của cá nhân/doanh nghiệp, việc mã hóa này sẽ giúp thay thế ký tay thực hiện ký văn bản, tài liệu… từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý doanh nghiệp.
Các đặc điểm nổi bật của chữ ký số đó là:
- Quan trọng nhất chữ ký số không thể giả mạo, bắt chước.
- Chữ ký số có hệ thống gán thời gian tự động.
- Bằng việc có mật khẩu bằng mã PIN thì chữ ký số được bảo mật an toàn
Giá trị pháp lý của chữ ký số cũng được nhà nước quy định rõ ràng tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 có quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số như sau:
“Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì lúc đó yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số cũng như chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
Đối với trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì khi đó yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.”
>>>> Xem thêm: Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp hiệu quả
2. Lợi ích chữ ký số mang lại trong việc quản lý doanh nghiệp
Chữ ký số khi được áp dụng vào quá trình sản xuất, kinh doanh cũng như quản lý doanh nghiệp đã mang lại rất nhiều lợi ích, cụ thể đó là:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn giấy tờ, thực hiện ký kết mọi lúc, mọi nơi kết nối internet. Giúp việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra thuận lợi
- Chuyển gửi tài liệu cho đối tác, khách hàng nhanh chóng, dễ dàng. Đây là lợi ích rất quan trọng với các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số
- Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của doanh nghiệp
- Bảo mật an toàn thông tin
- Xác định danh tính người ký
- Chữ ký số cũng góp phần lớn vào việc tăng uy tín doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
>>> Xem thêm: phần mềm kế toán tổng hợp tốt nhất hiện nay trên thị trường
