Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì đã có nhiều bước đổi mới trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp. Và một trong số đó là việc chuyển đổi sang sử dụng chữ ký điện tử. Hãy cùng bài viết đi tìm hiểu rõ hơn về cách tạo chữ ký điện tử
1. Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo các dữ liệu nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Nói một cách đơn giản, chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được mã hóa để đính kèm theo các file dữ liệu định dạng word, excel, pdf… hay hình ảnh, video…
Chữ ký điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến bởi sự hữu ích mà nó mang lại. Hơn nữa, cũng là do chữ ký điện tử cũng đã được pháp luật công nhận giá trị pháp lý. Vì vậy, chữ ký điện tử được sử dụng như con dấu và chữ ký của doanh nghiệp, nhờ đó mà nhiều giao dịch điện tử được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo tính hợp pháp.
2. Cách tạo chữ ký điện tử
Có thể nói sự ra đời của chữ ký điện tử là một bước tiến lớn, bởi việc sử dụng chữ ký điện tử không chỉ giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí hành chính mà còn giúp thúc đẩy các hoạt động kinh tế, tài chính… được diễn ra kịp thời, hiệu quả, hợp pháp. Do vậy, cách tạo ra chữ ký điện tử đang được rất nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm tìm hiểu.
Với cá nhân, chữ ký điện tử có thể được tạo trên file Word, PDF… hoặc thậm chí là truy cập website tạo chữ ký trực tuyến để tạo chữ ký điện tử online. Cụ thể:
+ Để tạo chữ ký điện tử online thì người dùng cần truy cập website tạo chữ ký trực tuyến và nhập các ký tự mà muốn tạo thành chữ ký vào khung hiển thị. Cần lưu ý là các chữ số và ký tự đặc biệt sẽ không được chấp nhận. Sau đó, người dùng tiếp tục lựa chọn font, kích thước, độ dốc và màu sắc cho chữ ký của mình theo thứ tự các bước. Kết thúc các bước trên là chữ ký điện tử đã được tạo thành và người dùng chỉ cần tải về máy để sử dụng.
+ Còn khi sử dụng file Word để tạo chữ ký điện tử thì người dùng sẽ mở file word và vào mục INSERT chọn Signature Line. Sau đó sẽ hiện ra một cửa sổ để người dùng điền các thông tin về tên và chức vụ để đại diện chữ ký của mình, tiếp theo kick vào nút OK là đã hoàn thành việc tạo ra một chữ ký điện tử. Theo cách thức này thì chữ ký điện tử đã được tạo ra và văn bản không thể bị chỉnh sửa, tuy nhiên nếu kick vào Edit Anyway thì hình ảnh trên chữ ký điện tử sẽ bị mất đi và chữ kí không còn giá trị.
+ Trường hợp tạo chữ ký điện tử PDF, người dùng phải mở PDF bằng Foxit Reader, sau đó chọn Tab Home, tiếp theo chọn mục PDF Sign rồi chọn Create Signature để tạo mới chữ ký điện tử. Người dùng có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu thiết kế chữ ký điện tử là Draw signature, From clipboard và Import file. Sau khi thiết kế xong chữ ký điện tử thì người dùng lưu lại để lấy ra dùng khi cần thiết.
Với đối tượng là doanh nghiệp, cách tạo chữ ký điện tử đòi hỏi tính pháp lý cao hơn để đảm bảo tính hợp pháp cho các hồ sơ, chứng từ. Do vậy,phải cần đến các đơn vị chuyên trong lĩnh vực cung cấp chữ ký số như FPT, Viettel… Khi đó, chữ ký điện tử không chỉ được sử dụng để ký hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ khác mà còn được tích hợp với các phần mềm kê khai thuế hoặc hải quan… Khi sử dụng dịch vụ chữ ký số sẽ giúp các giáy tờ của doanh nghiệp được ký tá một cách nhanh chóng ngay cả trên điện thoại mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật cao.
>> Tìm hiểu: Quy định cách đăng ký chữ ký số mới nhất năm 2021