Để có thể theo dõi và nắm bắt được chi tiết tình hình kinh doanh và quản lý doanh thu một cách hiệu quả thì việc lập và ghi sổ bán hàng là vô cùng cần thiết. Bài viết sẽ đi trình bày về việc lập và cách ghi sổ bán hàng online giúp kế toán nắm được các quy định về cách thức và mẫu của sổ bán hàng.
1. Sổ bán hàng là gì?
Sổ bán hàng là loại sổ sách kế toán được dùng để ghi chép và phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng.
Trường hợp doanh nghiệp hoặc cá nhân, tổ chức kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau thì sổ bán hàng có thể được mở chi tiết theo từng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
2. Vai trò của sổ bán hàng
Sổ bán hàng giúp ghi nhận và trình bày thông tin về tình hình bán hàng một cách khoa học, có hệ thống. Vì vậy, nắm được cách ghi sổ bán hàng online giúp cho nhà quản lý nắm được tổng quan về tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Ngoài ra, sổ bán hàng còn là cơ sở để phục vụ cho việc quản lý, tìm kiếm và đối chiếu thông tin khi cần thiết, vì sổ bán hàng trình bày chi tiết và đầy đủ thông tin về việc bán hàng.
Sổ bán hàng còn là công cụ hữu ích trong việc hỗ trợ cho nhà quản lý đánh giá và đưa ra được kế hoạch bán hàng tốt hơn. Bởi từ những thông tin và số liệu mà sổ bán hàng cung cấp, nhà quản lý sẽ biết được sản phẩm nào được tiêu thụ tốt nhất, sản phẩm nào đang bị tồn kho nhiều nhất, từ đó sẽ có chiến lược kinh doanh phù hợp. (Xem thêm: Kiến thức về hạch toán kế toán doanh thu bán hàng)
3. Cách ghi sổ bán hàng online
Sổ bán hàng trình bày được đầy đủ các thông tin về thời gian ghi sổ, nội dung của nghiệp vụ phát sinh cũng như định khoản nghiệp vụ đó. Vì vậy mà sổ bán hàng phải có các cột sau:
- Đầu tiên là cột ghi ngày, tháng ghi sổ nghiệp vụ phát sinh (thường ký hiệu là Cột A)
- Tiếp theo là cột trình bày về số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ (ký hiệu là cột B và C)
- Tiếp theo là Cột D sẽ trình bày tóm tắt về nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chứng từ kế toán.
Tiếp theo là các cột được đánh số thứ tự từ 1 đến 4, cụ thể:
- Cột 1 sẽ ghi nhận số tiền phải thu từ hoạt động bán hàng.
- Cột 2, 3, 4 được dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. Tùy từng yêu cầu và đặc điểm cụ thể của từng đơn vị, có thể gộp 3 cột này thành 1 để ghi doanh thu bán hàng chung.
Cuối trang sổ, người ghi sổ sẽ thực hiện cộng tổng phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, sẽ ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Sau đây là hình ảnh minh họa cho mẫu sổ bán hàng:
Như vậy, bài viết đã trình bày chi tiết những kiến thức liên quan đến việc lập và cách ghi sổ bán hàng online. Hi vọng đã cung cấp những kiến thức tham khảo hữu ích giúp các bạn đọc có thể ghi sổ đúng theo quy định để nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Những phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp hiện nay.
>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán bán hàng khuyến mãi
