Các dự án đầu tư đặc biệt là đầu tư xây dựng thì thường cần phải dùng đến một nguồn tài chính khá lớn và được triển khai thực hiện trong một thời gian dài. Chính vì vậy mà cần có một quy trình quản lý là yêu cầu tất yếu với các dự án đầu tư xây dựng, để đảm bảo quá trình triển khai là hiệu quả, hạn chế việc thất thoát và lãng phí. Bài viết sẽ đi giới thiệu về một quy trình quản lý chung đối với một dự án đầu tư xây dựng.
1. Dự án đầu tư xây dựng là gì?
Dự án đầu tư xây dựng là một tập hợp gồm các phương án liên quan đến việc phân bổ và sử dụng các nguồn lực nhằm mục đích các hoạt động xây dựng được tiến hành thuận lợi. Một dự án đầu tư xây dựng sẽ phản ánh chi tiết các yếu tố về thời gian và chi phí có thể phát sinh trong quá trình xây dựng. Dự án đầu tư xây dựng có thể là xây dựng mới hoặc sửa chữa, nâng cấp, cải tạo.
2. Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng
Để một dự án đầu tư xây dựng được triển khai thực hiện đúng tiến độ và thu được hiệu quả thì đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập được một quy trình quản lý dự án cụ thể và rõ ràng. Một quy trình quản lý dự án sẽ gồm các công đoạn sau: thiết lập dự án, lập kế hoạch, thực thi dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án. Trong mỗi công đoạn thì lại có nhiều công việc chi tiết. Vì vậy việc xây dựng một quy trình quản lý sẽ giúp cơ cấu tổ chức được rõ ràng ngay từ đầu, giúp phân bổ nhân sự hợp lý, tránh tình trạng công việc bị chồng chéo và quá tải.
Một quy trình quản lý dự án sẽ gồm các bước cụ thể như sau:
-
Thiết lập dự án
Đây là bước đầu tiên, tạo phần khung tổng quát cho việc thực hiện dự án, cụ thể là trong bước này, bên chủ đầu tư sẽ phải:
– Xây dựng được một biên bản tổng quát vế dự án, cụ thể biên bản này phải thể hiện các nội dung như: mục tiêu thực hiện dự án, các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án, các rủi ro có thể phát sinh, công việc và trách nhiệm của các bên liên quan… Biên bản này là yếu tố không thể thiếu bởi nó thể hiện được định hướng thực hiện dự án ở mức độ tổng quát và là cơ sở để đánh giá kết quả cuối cùng của dự án.
– Bên cạnh việc phác thảo ra các công việc cần thực hiện thì còn cần phải thu thập được đầy đủ thông tin về các bên liên quan. Việc này sẽ giúp nắm bắt được tình hình về nguồn nhân lực để có cơ sở phân công nhiệm vụ và truy cứu trách nhiệm nếu có sự cố phát sinh.
-
Lập kế hoạch dự án
Sau khi xác định được các thành phần tham gia và tổng quát các công việc phải thực hiện thì bắt đầu vào bước xây dựng kế hoạch cụ thể và toàn diện, nghĩa là phải tính đến tất cả các yếu tố như: yêu cầu của khách hàng, thời gian thực hiện, chi phí, chất lượng, truyền thông, rủi ro, đấu thầu… Một bản kế hoạch dự án bắt buộc phải đáp ứng đủ các yêu cầu cơ bản sau:
– Có sự tham gia của đầy đủ các bên;
– Mọi quyết định liên quan đến việc thực hiện dự án đều phải được thể hiện bằng văn bản;
– Biên bản kế hoạch dự án phải được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch mới có hiệu lực;
– Có tính khả thi. Đây là điều kiện cần để đảm bảo được kế hoạch có thể được triển khai trong thực tế.
-
Triển khai thực hiện dự án
Việc triển khai dự án sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch vạch ra. Tuy nhiên, thực tế triển khai sẽ không thể tránh khỏi việc sai lệch so với kế hoạch. Khi đó sự cố xảy ra cần phải được báo kịp thời cho bộ phận quản lý để có phương án khắc phục. Cũng chính vì vậy mà khi dự thảo kế hoạch thì cần phải đặt ra yêu cầu với nhân viên thực hiện là tính linh hoạt và kiến thức chuyên môn, bên cạnh đó là phải dự kiến được về các rủi ro có thể phát sinh.
-
Kiểm soát dự án
Kiểm soát là công việc không thể thiếu nhằm đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch đã vạch ra, đồng thời giúp nắm bắt và xử lý kịp thời nếu có sự cố phát sinh. Kiểm soát cũng là công việc giúp đánh giá được kết quả sau khi thực hiện các điều chỉnh, bởi bất kỳ sự thay đổi nào cũng ảnh hưởng đến tiến độ thi công dự án.
>> Xem thêm: Kinh nghiệm làm kế toán tổng hợp cho công ty xây dựng
-
Kết thúc dự án
Sau khi hoàn tất mọi công đoạn để dự án có thể sẵn sàng đi vào hoạt động thì bên nhà thầu còn phải hoàn tất các giấy tờ và thủ tục bàn giao hồ sơ, sản phẩm. Các công việc ở giai đoạn này thì không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nhưng cũng là yếu tố quyết định đến việc dự án có được đưa vào sử dụng thương mại hay không, bởi các công việc ở giai đoạn này đều liên quan vấn đề pháp lý.
Và để đảm bảo công tác quản lý dự án đầu tư là hiệu quả thì rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng các công cụ hỗ trợ như các phần mềm quản lý. Một minh chứng điển hình là rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản đã lựa chọn sử dụng phần mềm BRAVO như một giải pháp tối ưu cho công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng.
Phần mềm BRAVO được coi như một lựa chọn hàng đầu cho các đơn vị chuyên về đầu tư kinh doanh bất động sản là nhờ phần mềm xây dựng được một hệ thống quy trình quản lý và kiểm soát khép kín, đồng thời được tùy chỉnh theo đặc thù quản lý của từng chủ đầu tư. Bên cạnh việc đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ trong quy trình quản lý dự án đầu tư như: theo dõi từ quá trình đầu tư, xây dựng cho đến phân phối dự án, chăm sóc khách hàng của dự án… thì phần mềm còn tổ chức được việc phân cấp cơ sở dữ liệu và phân nhóm người dùng, cùng các tính năng được lập trình riêng để xử lý các nghiệp vụ chi tiết tại từng bộ phận, phòng ban. (Chi tiết về phần mềm BRAVO cho đơn vị ĐTKD Bất động sản và Xây dựng, xem TẠI ĐÂY)
>> Bài viết liên quan: Tìm hiểu về phần mềm quản lý dự án xây dựng
